Alles wat je moet weten over het personeelsdossier

Wat is een personeelsdossier en welke medewerker gegevens mogen hierin komen te staan

Een personeelsdossier is een verzameling van alle belangrijke gegevens en documenten van een werknemer. Het helpt werkgevers om overzicht te houden en zorgt ervoor dat ze voldoen aan wettelijke eisen. Daarnaast is het een handig hulpmiddel bij het beheren van bijvoorbeeld contracten, beoordelingen en verzuim. Alles wat je moet weten over Personeelsdossiers, lees je in dit artikel.

Hoofdstukken: 

• Wat is een personeelsdossier?
• Wetgeving rondom personeelsdossiers
• Wat is de fiscale bewaartermijn van een personeelsdossier?
• Wat mag wel en niet in een personeelsdossier?
• Inzien van het personeelsdossier
• Veelgestelde vragen over het personeelsdossier

Wat is een personeelsdossier?

Als werkgever ben je genoodzaakt om personeelsgegevens vast te leggen in een personeelsdossier. Vanuit de Belastingdienst is het namelijk verplicht om je personeelsdossier en salarisadministratie bij te houden. Daarnaast moet je het dossier kunnen tonen aan officiële instanties, zoals de Belastingdienst of de Inspectie SZW, bijvoorbeeld tijdens een controle. Ook kan het dossier aan de werknemer zelf worden getoond, bijvoorbeeld bij een ontslagprocedure of op verzoek van de medewerker. In een personeelsdossier bewaar je alle essentiële informatie over werknemers, van contracten en prestaties tot persoonlijke gegevens en professionele ontwikkeling. Bovendien is het ook een handige bron van informatie voor bijvoorbeeld beoordelingsgesprekken of verzuimmanagement. 

Wetgeving rondom personeelsdossiers

Het bijhouden van een personeelsdossier is bedoeld om een overzicht te bieden van de werknemer en daarbij moeten wettelijke verplichtingen zoals de arbeidswetgeving en belastingregels worden nageleefd. Een werkgever is verplicht om zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens van zijn werknemers. Daarbij hoort de belangrijkste wetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die voorschrijft hoe persoonsgegevens verzameld, opgeslagen en verwerkt mogen worden. De werknemer heeft ook het recht op inzage in zijn eigen dossier om eventuele gegevens te laten aanpassen of te verwijderen. 

Wat is de fiscale bewaartermijn van een personeelsdossier?

De administratie van een onderneming dient zeven jaar bewaard te worden volgens de fiscale bewaarplicht. Deze geldt ook voor sommige gegevens uit het personeelsdossier, bijvoorbeeld de loonbelastingverklaring of een kopie van het identiteitsbewijs. De maximale bewaartermijn na het einde van het dienstverband kan per persoonsgegeven verschillen, van twee tot zeven jaar. Het niet naleven van deze bewaartermijnen kan leiden tot boetes of andere juridische gevolgen. 
Het arbeidsrecht stelt ook eisen aan de inhoud van het personeelsdossier. Zo mogen alleen gegevens die relevant zijn voor de arbeidsrelatie worden opgeslagen. Het is essentieel dat werkgevers voldoen aan deze regelgeving om te voorkomen dat zij in strijd handelen met de wet, wat kan leiden tot sancties en reputatieschade.

Wat mag wel en niet in een personeelsdossier?

In het personeelsdossier dienen alleen documenten opgenomen te worden die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier. Vroeger werden vaak documenten opgeslagen 'voor de zekerheid', terwijl dat nu volgens de AVG niet meer is toegestaan. 

Welke documenten mogen wel in een personeelsdossier?

• De arbeidsvoorwaarden
• NAW-gegevens, ID-nummer, geboortedatum
• Functie(s) van de medewerker
• Documenten omtrent promoties
• Waarschuwingen
• Verzuimfrequentie
• Persoonlijke aantekeningen van de leidinggevende aan de medewerker

Natuurlijk mag een werkgever zelf onderbouwen waarom eventueel een ander gegeven benoemd moet worden in het personeelsdossier, zolang dit toegestaan is vanuit de AVG. 

Wat mag er niet benoemd worden in het personeelsdossier?

• Ras of etnische afkomst
• Politieke opvattingen
• Religie
• Lidmaatschap vakbond
• Gegevens over seksuele geaardheid
• Strafbare feiten

Er kunnen voor sommige gegevens wel uitzonderingen gelden, bijvoorbeeld wanneer identificatie nodig is om gegevens over het ras vast te leggen. Dan staat de AVG dit ook toe. 

Inzien van het personeelsdossier

Volgens de AVG hebben medewerkers het recht om hun personeelsdossier in te zien. Documenten zoals arbeidscontracten, beoordelingen, verlofregistraties en salarisgegevens mogen zowel door de werkgever als werknemer worden ingezien. Werknemers mogen op elk moment verzoeken om inzage in hun dossier. Het kan voorkomen dat de werknemer onjuiste of verouderde gegevens in het personeelsdossier wil laten corrigeren. In dat geval kunnen zij een verzoek indienen bij de werkgever om de gegevens te rectificeren. Dit dient de werkgever binnen een redelijke termijn aan te passen. Door het naleven van deze rechten wordt de privacy van de werknemer gewaarborgd en worden arbeidsrelaties transparanter en eerlijker.

De meeste HR-software oplossingen hebben ESS-functies, waarbij medewerkers zelf hun eigen gegevens indien nodig kunnen aanpassen. Digitaal Documentenbeheer zit standaard in onze HRM-software. Meer weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op, of vraag een demo aan.