Wat is Employee Self Service (ESS)?
Employee Self Service optimaliseert jouw HR-processen en zorgt voor meer betrokkenheid onder werknemers. Mooi toch? In dit artikel leggen we je uit hoe het proces van Employee Self Service precies in zijn werk gaat en wat de verschillende voordelen zijn.
Employee Self Service (ESS)
Employee Self Service (ESS) is een online dienst die de administratieve last van de HR-afdeling vermindert. Met deze oplossing kunnen werknemers namelijk zelf taken uitvoeren die normaal bij HR zouden liggen. Hierbij kun je denken aan het aanvragen van verlof, het inzien van loonstroken en het indienen van declaraties. Omdat werknemers dit soort administratieve taken nu zelfstandig op kunnen pakken, hoeven ze minder vaak aan te kloppen bij HR. Dit verlaagt hun werkdruk en creëert tijd voor meer strategische vraagstukken.
ESS systemen zijn er in veel verschillende vormen, zoals bijvoorbeeld een website of een app. Door zo’n systeem te implementeren in je organisatie, profiteer je van veel verschillende voordelen. Maar daar komen we later in dit artikel nog op terug.
Hoe werkt een ESS portal?
Je kunt enorm veel regelen met een ESS portal. Een van de belangrijkste dingen die makkelijker wordt met zo’n portal is het aanvragen van verlof. Hiervoor hoeven werknemers alleen maar in te loggen, de verlofdagen aan te vinken en de aanvraag op te sturen. Zo komt de aanvraag direct, met volledig correcte informatie, terecht bij de manager of bij HR. Die kan in één oogopslag zien of verlof mogelijk is en met een druk op de knop de aanvraag goedkeuren of afwijzen.
Daarnaast kunnen werknemers via een ESS portal ook zelf hun gegevens bijwerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan hun adres of telefoonnummer. Wanneer werknemers dit allemaal zelf kunnen regelen, zorg je dat alle informatie binnen de organisatie beter up-to-date is. Wijzigingen worden hiermee namelijk direct doorgevoerd in alle systemen. Dit bevordert nauwkeurigheid en voorkomt slordigheidsfouten.
Verder is het ook mogelijk om werknemers hun eigen werkuren te laten registreren, wat handig is als er regelmatig wordt overgewerkt. Ook kunnen werknemers zich via zo’n portal zelfstandig inschrijven voor trainingen, kilometers en bonnetjes declareren en verschillende relevante gegevens inzien zoals loonstroken.
Als werkgever mag je zelf kiezen hoeveel verantwoordelijkheid je jouw werknemers geeft binnen het ESS systeem. Zo kun je ze bijvoorbeeld volledige toegang geven, maar is het ook mogelijk om bepaalde delen af te schermen en alleen toegankelijk te maken voor HR. Op die manier houd je zelf de volledige controle over wat er wel en niet door je werknemers geregeld kan worden.
De voordelen van ESS voor jouw organisatie
Zoals eerder beschreven brengt het gebruik van een ESS portal veel voordelen met zich mee. Het grootste voordeel van dit systeem is de verhoogde efficiëntie. Door werknemers zelf verschillende kwesties te laten regelen die voor de HR-afdeling worden gezien als een administratieve last, blijft er ineens veel meer tijd over voor andere taken die normaliter minder aan bod kunnen komen. Denk hierbij aan het aanpakken van complexe vraagstukken en strategische veranderingen implementeren in het beleid. Doordat HR zich weer op waardevolle thema’s kan richten, bevorder je de groei en ontwikkeling van je organisatie. Daarbij draagt een ESS systeem ook bij aan de efficiëntie omdat iedereen 24/7 toegang heeft tot de portal. Zo kan iedereen dus op het gewenste moment gegevens inzien of bijwerken en hoeft hier niet mee gewacht te worden.
Een ander groot voordeel van ESS systemen is de verhoogde tevredenheid onder je werknemers. Door je werknemers meer verantwoordelijkheid te geven, voelen zij meer autonomie. Zij hebben nu namelijk meer inzage en controle, waardoor ze zich meer betrokken voelen bij de organisatie. En dit is belangrijk, want betrokken werknemers zijn eerder geneigd om langer bij je te blijven. Daarnaast hebben ze met zo’n systeem niet meer het gevoel dat hun kwestie onderaan de hoge stapel komt te liggen bij HR. Dat zorgt voor meer waardering. Deze positieve gevoelens maken jouw werknemers meer tevreden, wat resulteert in meer motivatie en uiteindelijk dus ook een hogere productiviteit.
Ook zorgen ESS systemen ervoor dat er minder fouten worden gemaakt op de werkvloer. Werknemers kunnen nu namelijk eenvoudig hun eigen gegevens invoeren en bijwerken. Deze gegevens worden vervolgens overal automatisch bijgewerkt, waardoor de administratie altijd klopt en op orde is. Hiermee voorkom je dat er tijd moet worden besteed aan het verbeteren van verkeerd ingevoerde gegevens. Bovendien helpt dit de organisatie ook met data nauwkeurigheid, wat grote invloed heeft op het uitvoeren van analyses en besluitvorming.
Uit deze voordelen blijkt dat een ESS systeem een kostenbesparende en onmisbare oplossing is voor elke organisatie. Wil jij ook verbeterde efficiëntie en meer tevreden werknemers? Probeer dan de ESS software van BCS HR Software en ontdek wat het kan betekenen voor de optimalisatie van jouw bedrijf!
Implementeren van een ESS systeem
Ben je van plan om een ESS systeem te implementeren in je organisatie? Dan is het belangrijk om te weten hoe je dit moet aanpakken. Het is namelijk best een grote verandering voor je werknemers, dus het is cruciaal om ze goed klaar te stomen voor wat er gaat gebeuren. Om je hierbij te helpen, hebben wij een handig stappenplan voor je opgesteld.
1. Breng je visie tot leven. Bedenk waarom je de administratie eigenlijk wil digitaliseren en waarom je werknemers meer verantwoordelijkheid wil geven. Wat wil je hier precies mee bereiken?2. Kies de hoeveelheid digitalisering. Denk goed na over de mate van digitalisering. Wil je alles overzetten op software? Of slechts een deel van de administratie?
3. Bepaal je eisen. Wat is essentieel in je zoektocht naar de juiste software en wat is minder belangrijk?
4. Verken de mogelijkheden. Onderzoek verschillende leveranciers en de oplossingen die ze bieden. Probeer vooral gratis demo’s uit.
5. Maak een implementatieplan. Stel een plan op waarin exact staat hoe de implementatie wordt uitgevoerd.
6. Wees transparant en communiceer tijdig. Laat werknemers die gebruik gaan maken van de software tijdig weten dat deze verandering eraan zit te komen. Bereid ook trainingen voor zodat jouw werknemers straks goed van start kunnen.
7. Evalueer en ontwikkel door. Verzamel feedback en kijk wat er nog beter kan.
Heb je nog vragen over de implementatie van het ESS systeem? Wij staan graag voor je klaar. Neem dus gerust contact met ons op zodat we jou kunnen helpen.
Veiligheid en privacy bij ESS
Op een ESS systeem worden veel bedrijfsgegevens opgeslagen. Daarom zijn veiligheid en privacy grote thema’s omtrent dit systeem. De portal moet immers goed beveiligd worden om optimale veiligheid te kunnen garanderen. Een aantal belangrijke veiligheidsmaatregelen om te nemen zijn:
- Gegevensencryptie. Door alle data te versleutelen, zit alles achter digitaal slot en grendel. Zo kunnen alleen de mensen die daadwerkelijk toegang hebben bij alle gegevens.
- Multi-factor authenticatie. Door deze tweestapsverificatie toe te voegen, zorg je voor een tweede laag aan beveiliging.
- Willekeurige veiligheidscontroles. Door regelmatig de beveiliging te testen kun je onderzoeken welke delen van de beveiliging kwetsbaar zijn en hier waar nodig verandering in brengen.
- Toegangsbeperking. Door de toegang streng te beperken per functie kun je ook extra bescherming toevoegen. Zo heeft namelijk niet iedereen zomaar toegang tot dezelfde gegevens, maar mogen alleen geautoriseerde werknemers deze inzien. Dit kan bijvoorbeeld functie-afhankelijk zijn.
Daarnaast moet het ESS systeem ook voldoen aan de geldende wet- en regelgeving en privacyrichtlijnen. Hierbij kun je denken aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en dataretentie. Door al deze maatregelen te nemen en te voldoen aan alle richtlijnen voorkom je vervelende situaties zoals datalekken en problemen met de overheid.
Wat kosten ESS systemen?
De kosten van ESS systemen lopen uiteen op basis van het type systeem dat je kiest. Er bestaan namelijk zowel on-premise systemen als cloud-based systemen.
On-premise ESS systeem
Een on-premise ESS systeem wordt geïnstalleerd op interne servers. Daarom is het een eenmalige investering, mits je de periodieke onderhoudskosten niet meerekent. De initiële investering is redelijk hoog, maar dit systeem biedt wel veel voordelen zoals controle en veiligheid. Daarbij ligt de ROI gemiddeld op 30% tot 50% per jaar. Ben je benieuwd naar de kosten van dit ESS systeem bij BCS? Neem dan contact op of download onze infosheet voor meer informatie.
Cloud-based ESS systeem
Een cloud-based ESS systeem wordt geïnstalleerd op externe servers. De software wordt dan als het ware gehost door een partij buiten jouw organisatie. Je betaalt voor zo’n systeem meestal een maandelijkse prijs. De investering voor dit systeem ligt lager dan die van een on-premise systeem, met een gemiddelde ROI van wel 50% tot 70% per jaar. Je moet echter wel meer stappen ondernemen om de veiligheid van alle gegevens te waarborgen. Ben je benieuwd wat zo’n ESS systeem bij BCS kost? Neem dan contact op of download onze infosheet voor meer informatie.
Naast de aanschafkosten voor het ESS systeem moet je ook denken aan alle bijkomende kosten. Voorbeelden zijn kosten voor trainingen, ondersteuning en onderhoud. Ook deze kosten lopen uiteen op basis van het systeem dat je kiest.
Naast ESS systemen bestaan er ook MSS systemen.
Lees meer over MSS in dit artikel.