Case | Welkoop

Meer ontwikkelen, minder administratie - BCS helpt Welkoop met slim opleiden en talent benutten

Goed opgeleide medewerkers voor de beste service

Welkoop kent een lange geschiedenis. Gestart in 1899 als agrarische coöperatie, telt Welkoop inmiddels meer dan 160 winkels door het hele land, een succesvolle webwinkel en zo’n 2300 medewerkers. Vanuit de pijlers Tuin, Dier en Kleding belooft Welkoop haar klanten het beste advies en de beste service. Om dat waar te kunnen maken, zijn goed opgeleide medewerkers nodig. De Welkoop Academie, opgezet met de software voor leren en ontwikkelen van BCS Learning, maakt dit mogelijk.

Een aantal jaar geleden ontstond de wens om het opleidingsbeleid binnen Welkoop te professionaliseren. “Eerst hadden we een trainingsapp, met daarin alleen producttrainingen”, legt Mariëlle Cobussen, Adviseur Kennis & Ontwikkeling bij Welkoop uit. “Maar die app had eigenlijk geen achterkant. Ik was de enige die kon zien wie welke trainingen had gevolgd. Dus ik was steeds lijstjes aan het uitdraaien voor alle managers. Veel administratief werk dus. Daarnaast konden we geen data uit de app halen.”

Kiezen voor BCS Learning

Dat kon beter, dachten ze bij Welkoop. De wens: één systeem waarin het complete trainingsaanbod kon worden ondergebracht, de voortgang van trainingen bijgehouden en met uitgebreide rapportagemogelijkheden. Een toevallig belletje opende de deur naar BCS Learning, vertelt Mariëlle: “Tijdens onze zoektocht naar een partner werd ik gebeld door iemand van BCS Learning, eigenlijk heel toevallig. Vervolgens hebben we verschillende afspraken gehad en demo’s gevolgd. Op een gegeven moment was het de keuze uit twee systemen en uiteindelijk kozen we voor BCS Learning. Waarom? De gebruiksvriendelijkheid van het systeem, vooral voor onze medewerkers. Daarin had BCS Learning duidelijk een streepje voor.”

“De software neemt veel administratief werk uit handen. Daardoor zijn wij efficiënter gaan werken.”

Mariëlle Cobussen

Adviseur Kennis & Ontwikkeling

Eén centrale leeromgeving

En met de keuze voor BCS Learning ontstond de Welkoop Academie: één centrale online leeromgeving voor alle Welkoop-medewerkers waar leren en het ontwikkelen van talenten samenkomen. Inmiddels staan er bijna 500 online trainingen in de Welkoop Academie, waarvan een groot deel bestaat uit eigen trainingen gericht op het merk en het assortiment van Welkoop. Afgelopen jaar zijn er ruim 25.000 trainingen afgerond!

Veranderen kan soms spannend zijn, maar bij Welkoop verliep de overgang naar de software van BCS Learning heel soepel. “We hebben geluk met ons personeelsbestand. Onze medewerkers doen graag vakkennis op en leren graag. De app die we hiervoor hadden, werd ook al goed gebruikt. Het systeem veranderde, werd groter en met meer mogelijkheden, maar werd heel goed ontvangen door onze medewerkers”, vertelt Mariëlle.

Relevant blijven met leerpaden

Met meer dan 2000 medewerkers, verspreid over allerlei afdelingen en met vele soorten functies, is het zaak ervoor te zorgen dat iedereen in het systeem terecht kan en de juiste trainingen kan volgen. Relevant blijven dus. Hillyne Martini, Manager Kennis & Ontwikkeling, legt uit hoe de leerpaden – een belangrijke functionaliteit uit het leersysteem – hierbij ondersteunen: “Elke medewerker heeft een eigen leerpad. Voor winkelmedewerkers bestaat een leerpad uit basismodules, trainingen gericht op de functie, zoals bijvoorbeeld kassa bedienen en inhoudelijke trainingen op het gebied van de Tuin, Dier en Kleding.”

Leren en ontwikkelen bij Welkoop begint al voor de start van het dienstverband, ook mede dankzij de leerpaden. Mariëlle vertelt: “BCS Learning is gekoppeld met ons HR-systeem. Dat is heel fijn, want zodra je in dienst komt, wordt er een inlog voor de Welkoop Academie aangemaakt. Er staat dan al een leerpad voor je klaar met trainingen die je al voor je eerste werkdag kunt volgen. Voor nieuwe medewerkers is dit een ideale manier om goed van start te gaan en het bedrijf Welkoop nog beter te leren kennen.”

“Het is voor ons ook echt een voorwaarde geworden dat wanneer we met nieuwe leveranciers in zee gaan, we kunnen koppelen met de software van BCS Learning.”

Hillyne Martini

Manager Leren & Ontwikkelen

Stapsgewijs groeien

Met meer dan 2000 medewerkers, verspreid over allerlei afdelingen en met vele soorten functies, is het zaak ervoor te zorgen dat iedereen in het systeem terecht kan en de juiste trainingen kan volgen. Relevant blijven dus. Hillyne Martini, Manager Kennis & Ontwikkeling, legt uit hoe de leerpaden – een belangrijke functionaliteit uit het leersysteem – hierbij ondersteunen: “Elke medewerker heeft een eigen leerpad. Voor winkelmedewerkers bestaat een leerpad uit basismodules, trainingen gericht op de functie, zoals bijvoorbeeld kassa bedienen en inhoudelijke trainingen op het gebied van de Tuin, Dier en Kleding.”

Leren en ontwikkelen bij Welkoop begint al voor de start van het dienstverband, ook mede dankzij de leerpaden. Mariëlle vertelt: “BCS Learning is gekoppeld met ons HR-systeem. Dat is heel fijn, want zodra je in dienst komt, wordt er een inlog voor de Welkoop Academie aangemaakt. Er staat dan al een leerpad voor je klaar met trainingen die je al voor je eerste werkdag kunt volgen. Voor nieuwe medewerkers is dit een ideale manier om goed van start te gaan en het bedrijf Welkoop nog beter te leren kennen.”

Efficiënter werken en datagericht denken

Inmiddels loopt de samenwerking tussen BCS Learning en Welkoop al ruim vier jaar. En dat heeft veel moois opgeleverd, vertelt Mariëlle: “De software neemt veel administratief werk uit handen. Lijstjes uitdraaien is echt verleden tijd. Managers kunnen realtime de trainingsvoortgang van hun medewerkers zien. Daardoor zijn wij efficiënter gaan werken en kunnen we ons veel meer bezighouden met de learning analytics en het doorontwikkelen van de Welkoop Academie.”

“We zijn dankzij de software meer met data gaan doen”, voegt Hillyne toe. “We kunnen eenvoudiger de voortgang meten. Zo hebben we inzicht in hoeveel trainingen er worden gemaakt, wat de voortgang is van de leerpaden en welke trainingen populair zijn.

Sinds we de software gebruiken zijn we daarin ook anders gaan denken. Aan alles wat we nu doen of opzetten binnen de Academie, hangen we KPI’s vast, waarop we kunnen sturen.”

Klantgerichte service

Bij vragen en wensen kunnen Hillyne en Mariëlle rekenen op goede support. “Ja, de ondersteuning vanuit de helpdesk is erg goed”, zegt Mariëlle, “we kunnen altijd rekenen op de kennis van BCS Learning. We worden goed geholpen, bijvoorbeeld als we ergens tegenaan lopen of ergens naar op zoek zijn. Het contact is makkelijk gelegd en er wordt goed met ons meegedacht.”

“Onze wensen worden serieus genomen en we kunnen goed sparren over de mogelijkheden. De klantwens wordt meegenomen in de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. Daarmee hebben we ook echt het gevoel dat we invloed hebben op het eindresultaat, en dat is heel erg fijn.”  

Een samenwerking voor de toekomst

Er zit nog een hoop moois in de pijpleiding, zoals het beter inrichten van het dashboard, welke samen met Welkoop is ontwikkeld. “Daar zijn we al een tijdje mee bezig en gelukkig al een heel eind mee”, zegt Hillyne. “En we zijn benieuwd naar de mogelijkheden van AI. Daarin hopen we ook verrast te worden door BCS Learning.”

Het maakt dat Hillyne en Marielle de toekomst met de software van BCS Learning positief tegemoet zien. “Met de software van BCS Learning hebben we een mooi en passend leersysteem voor onze medewerkers. Het is erg gebruiksvriendelijk en past bij Welkoop en onze mensen. De Welkoop Academie is echt een begrip geworden”, sluit Hillyne af.

Ook benieuwd naar de mogelijkheden en functionaliteiten van BCS Recruit? Lees hier meer of vraag een demo aan!