HR-systeem: alles wat je moet weten

Optimaliseer de workflow door routinewerk te automatiseren.

Een HR-systeem structureert alle HR-processen. Processen die eerder handmatig werden uitgevoerd, worden hiermee gedigitaliseerd. Dit zorgt ervoor dat jouw HR-professionals meer tijd overhouden voor belangrijkere zaken, zodat de organisatie op rolletjes blijft lopen. Wij leggen je graag uit wat de voordelen zijn van een HR systeem en hoe je dit kunt implementeren in jouw organisatie. 

Hoofdstukken

• Wat is een HRM-systeem?
• De voordelen van een HR-systeem.
• Verschillende soorten HR-systemen.
• Integratie van HR-systemen.
• HRM-systeem implementeren: hoe pak je het aan?

Wat is een HRM-systeem?

Een HRM systeem, ook wel HR systeem of Human Resource Management systeem genoemd, is een vorm van software die HR-professionals helpt met het structureren van alle HR-processen die je maar kunt bedenken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan alles omtrent salaris, maar ook aan verzuim en werving. Deze software biedt ondersteuning en automatisering, wat zorgt voor een veel efficiëntere workflow. De HR-professionals kunnen zich nu namelijk meer richten op andere belangrijke taken binnen HR, zoals het effectief optimaliseren van het huidige beleid.  

Door gebruik te maken van een HRM systeem, ben je dus veel handiger bezig dan zonder. Want zonder HRM systeem is het lastig om alle relevante data in kaart te brengen en het overzicht goed te bewaren. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot miscommunicatie, of dat belangrijke dingen over het hoofd worden gezien. Daarom is een HR systeem zo efficiënt. Dit brengt namelijk overzicht met zich mee, vol met alle relevante gegevens die je als HR-professional of manager wil inzien. Misschien merk je wel een verandering op in de prestatie van een werknemer en ga je het gesprek aan, of misschien zie je een trend in het verlof waardoor je het beleid moet aanscherpen. Wat het ook is, met een HR systeem kun je weloverwogen beslissingen maken en proactief te werk gaan. 

Je kunt HR systemen op verschillende manieren toepassen. Laten we als voorbeeld werving en selectie nemen. Binnen werving en selectie heb je veel verschillende processen en het kost veel tijd en moeite om dit allemaal handmatig bij te houden. Een HRM systeem helpt je onder andere met het beheren van de sollicitaties, het overzichtelijk opslaan van alle gegevens van sollicitanten en het inplannen van gesprekken. Maar HR systemen zijn toepasbaar op elke tak van HR die je maar kunt bedenken, van personeelsdossiers tot verzuim en van doorgroeimogelijkheden tot belastingaangiften. 

Je herkent een goed HRM systeem aan de verscheidenheid aan functies en modules. Zo zorgt een personeelsadministratie module ervoor dat je relevante gegevens van je werknemers gemakkelijk op kunt zoeken en biedt een module voor prestatiemanagement inzicht in waar de knel- en verbeterpunten zitten. Door op alle vlakken van HR gebruik te maken van een dergelijk systeem, optimaliseer je de gehele interne organisatie en verhoog je de productiviteit. 

De voordelen van een HR-systeem

Het gebruiken van een HR systeem brengt talloze voordelen met zich mee. Het grootste voordeel is dat je enorm veel tijd bespaart. Veel processen worden geautomatiseerd waardoor HR-professionals dit niet meer zelf hoeven te doen. Dit creëert meer ruimte voor andere werkzaamheden zoals het maken van strategische of operationele beslissingen. 

Daarnaast is het aan de hand van een HRM systeem ook makkelijker om correlaties te analyseren. Want met alle data die je dankzij zo’n systeem voor je hebt liggen, kun je vaak in één oogopslag zien wat het verband is tussen twee belangrijke factoren. 

Een mooi voorbeeld hiervan is het bedrijf Clarks. Zij wilden de prestatie van de fysieke winkels verhogen. En daarom zijn ze gaan kijken naar het verband tussen de betrokkenheid van winkelmedewerkers en de prestatie van de winkels. Dankzij hun HRM systeem zagen ze al snel dat wanneer de betrokkenheid steeg met 0,1%, de prestatie van de winkel steeg met 0,4%. Dat was voor Clarks een prachtige bevinding, want hierna zijn ze door middel van effectieve strategieën de betrokkenheid gaan stimuleren wat leidde tot beter presterende winkels. 

Heeft jouw HR-afdeling ook wat extra ruimte nodig? Maak dan gebruik van onze HR software, waarmee jouw HR-professionals de tijd krijgen om zich te richten op taken die van groter belang zijn. Wil je eerst wat meer informatie over deze software? Neem dan gerust contact op voor een gratis demo. 

Verschillende soorten HR-systemen

Je kunt kiezen uit verschillende soorten HR systemen. Zo heb je on-premise, cloud-based en hybride software. Hieronder bespreken we de drie varianten, inclusief hun voor- en nadelen. 

On-premise
Dit type wordt op de servers van jouw organisatie geïnstalleerd. Hierdoor heb je zelf de volledige controle over het systeem en de data die erop worden opgeslagen. Daarnaast is maatwerk ook mogelijk waardoor je alles precies kunt afstemmen op de voorkeuren van jouw bedrijf. Je betaalt echter wel hoge kosten voor de eenmalige licentie en er dient een intern IT-team aanwezig te zijn binnen de organisatie die zich bezighoudt met het onderhoud.

Cloud-based
Dit type bevindt zich op externe servers en kun je gebruiken via het internet. De kosten zijn relatief laag en je hoeft hiervoor geen groot IT-team te hebben. De updates gaan namelijk automatisch. Het is alleen wel zo dat je een stabiele internetverbinding moet hebben en meer aandacht moet besteden aan het beveiligen van de data.

Hybride
Dit type is een combinatie tussen on-premise en cloud-based. Hiermee kun je gevoelige data op de eigen servers opslaan, maar minder belangrijke informatie via de cloud laten regelen. Deze hybride opstelling is zeer flexibel en zorgt voor veiligheid, maar het kan wel ingewikkeld en prijzig zijn. 

Integratie van HR-systemen

Wanneer je gaat werken met een HR systeem, is het belangrijk dat deze goed integreert met de andere software binnen je organisatie. Want wanneer alles goed aan elkaar is gekoppeld, blijven alle processen efficiënt verlopen. Integratie is van belang zodat alle gegevens overal up-to-date blijven, zodat fouten en miscommunicatie kunnen worden voorkomen. 

Maar hoe zorgt een goed geïntegreerd HRM systeem eigenlijk voor meer efficiëntie? We nemen het ERP systeem even als voorbeeld. Wanneer het HRM systeem en het ERP systeem goed met elkaar samenwerken, wordt data over personeelskosten meteen doorgezet naar de financiële administratie. Dit zorgt ervoor dat kostbare tijd niet meer verloren hoeft te gaan en je zekerheid hebt over correcte invoer van alle gegevens. En worden de gegevens van een werknemer gewijzigd? Dan wordt dit direct in alle systemen goed doorgevoerd. 

Daarnaast bevordert integratie ook een prettige cultuur binnen de organisatie. Verschillende afdelingen worden namelijk niet meer gescheiden binnen de systemen. Nu kan elke afdeling alles inzien, waardoor afdelingen beter met elkaar kunnen samenwerken. Het integreren van het HR systeem is dus cruciaal voor het bevorderen van efficiëntie en effectieve samenwerking. 

HRM-systeem implementeren: hoe pak je het aan?

Een nieuw HRM systeem implementeren kan best een klus zijn. Vooral in grote organisaties met veel werknemers is het even schakelen tot iedereen volledig gewend is geraakt. Voor een soepele overgang naar het nieuwe systeem kun je de onderstaande stappen doorlopen. 

1. Zorg dat de gehele HR-afdeling op de hoogte is. Zij zullen natuurlijk het meeste te maken krijgen met deze verandering. Houd dus ook rekening met de mate van complexiteit die jouw werknemers aankunnen. Wellicht werkt een gebruiksvriendelijk systeem wel het beste voor jouw team. Ga het gesprek aan en zorg dat je werknemers klaar zijn voor de implementatie. 
2. Deel het nieuws met alle werknemers. Doe dit ook tijdig, zodat iedereen zich op deze verandering kan voorbereiden. Deel ook de werkwijze van het nieuwe systeem. De ene werknemer zal het eerder begrijpen dan de ander, maar met duidelijke instructies komt het helemaal goed. Je kunt bijvoorbeeld een workshop organiseren of trainingen geven over hoe om te gaan met het nieuwe systeem. Wees ook vooral transparant en beantwoord vragen indien die er zijn. 
   
3. Implementeren maar! Nu iedereen op de hoogte is gesteld van het nieuws en de werkwijze, kan het HRM systeem in gebruik worden genomen. Blijf duidelijk communiceren met je werknemers om obstakels te voorkomen. Je kunt bijvoorbeeld vragen naar hun ervaring met het nieuwe systeem, en of er dingen zijn die beter kunnen. 

​​​Met dit stappenplan kun je het nieuwe HRM systeem gemakkelijk implementeren in jouw organisatie. Het zal misschien even wennen zijn, maar voor je het weet is het systeem onmisbaar dankzij de uitzonderlijke efficiëntie. Meer weten? Vraag een demo aan of bekijk onze brochure.