Wat is loonadministratie en hoe zorgt software voor een betere workflow?

8 min leestijd

Alles wat je moet weten over loonadministratie en het uitbesteden van het hele proces

Loonadministratie omvat alle administratieve taken rondom het loon van je werknemers. Veel bedrijven besteden de loonadministratie uit door gebruik te maken van software, maar kleine organisaties pakken deze administratie ook vaak zelf op. Ben je benieuwd naar alle ins en outs van loonadministratie en de voordelen van uitbesteding? In dit artikel praten we je helemaal bij.

Hoofdstukken:

Wat is loonadministratie?

Loonadministratie is onderdeel van de HR-processen van elke organisatie met één of meer werknemers. Onder dit proces vallen alle werkzaamheden die betrekking hebben op het loon van je werknemers, van begin tot eind. Enkele voorbeelden van taken die worden uitgevoerd onder de noemer loonadministratie zijn:

Het berekenen van het salaris
Het uitbetalen van het salaris
De urenregistratie
De verwerking van belastingen en premies
Het opmaken van loonstroken

Daarnaast wordt er bij loonadministratie ook goed gekeken naar de bestaande wet- en regelgeving, zodat deze altijd in goede orde wordt nageleefd. Het is namelijk van groot belang dat de loonadministratie nauwkeurig en correct wordt uitgevoerd. Zo houd je je werknemers op deze manier bijvoorbeeld tevreden, omdat zij er altijd op kunnen bouwen dat hun salaris tijdig op de rekening staat. Daarnaast zorgt het ook voor een gezonde financiële situatie, wat natuurlijk essentieel is voor een goed lopend bedrijf. Doe je de loonadministratie niet goed, dan loop je het risico op (grote) juridische problemen.

Het loonadministratie proces

De loonadministratie kent een aantal onmisbare componenten. Om te beginnen start het proces met het bijhouden van de gewerkte uren per werknemer, dit is inclusief overuren. Vervolgens kan het bruto- en nettoloon worden berekend aan de hand van de urenregistratie. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de specifieke afspraken die in de arbeidsovereenkomst en cao staan. Daarna kunnen alle belastingen en sociale premies worden ingehouden. Denk hierbij aan loonbelasting en werknemersverzekeringen. Is alles helemaal in orde? Dan kan het salaris worden overgeboekt naar de rekening van de werknemers. Daarna volgt dan alleen nog het opmaken van de loonstroken. Hierop kunnen werknemers de gemaakte berekeningen terugvinden zodat ze precies weten hoe hun salaris is opgebouwd.

Wet- en regelgeving rondom loonadministratie

Zoals eerder genoemd moet je als onderneming rekening houden met de geldende wet- en regelgeving die van invloed is op de loonadministratie. Hierbij is het belangrijk dat er goed wordt gelet op de geldende wetgeving omtrent belasting, maar ook die van sociale zekerheid en pensioenopbouw. Om alle regels goed na te kunnen leven is het cruciaal dat de HR-afdeling continu op de hoogte is van de nieuwste veranderingen op juridisch gebied. Zo voorkom je gevolgen zoals boetes of andere juridische consequenties.

Loonadministratie uitbesteden?

Al met al is het dus best veel werk om de loonadministratie helemaal zelf te doen. Daarom kiezen veel bedrijven ervoor om de loonadministratie uit te besteden. BCS biedt handige software die de loonadministratie van A tot Z overneemt, zodat de efficiëntie van jouw organisatie kan worden geoptimaliseerd. Meer hierover lees je verderop in dit artikel.

Loonadministratie en salarisverwerking: wat is het verschil?

Naast loonadministratie kennen we ook salarisverwerking. En hoewel de twee veel gelijkenissen hebben, zijn ze toch van elkaar te onderscheiden. Loonadministratie omvat alle administratieve taken rondom het loon van je werknemers in de breedste zin van het woord. Dus van het bijhouden van gewerkte uren tot het beheren van personeelsdossiers, en van het naleven van de wet- en regelgeving tot het uitbetalen van het loon. Salarisverwerking daarentegen is enkel toegespitst op het berekenen en uitbetalen van de salarissen. Hierbij horen taken zoals loonberekeningen maken, belastingen en premies inhouden en het overboeken van het loon naar de bankrekeningen. Salarisverwerking is dus een onderdeel van de loonadministratie.

Beide componenten versterken elkaar. Wanneer de loonadministratie op orde is, worden alle gegevens correct en tijdig verzameld. Hierdoor kan ook de salarisverwerking goed worden afgehandeld, want daar is die verzamelde informatie voor nodig. En andersom zorgt een goede salarisverwerking weer voor een effectieve loonadministratie, omdat het hier een groot onderdeel van is. Door beide goed op orde te hebben, zorg je voor meer efficiëntie binnen je bedrijf.

En wat is dan de salarisberekening?

Onder de loonadministratie, en dan specifiek de salarisverwerking, valt de salarisberekening. Bij het berekenen van het salaris komen een aantal dingen kijken. Zo begin je met het berekenen van het brutoloon op basis van de gewerkte uren. Hier worden alle belastingen en premies op ingehouden waarna je het nettoloon overhoudt. Dit nettoloon wordt vervolgens nauwkeurig overgeboekt naar de werknemers. Die nauwkeurigheid is van groot belang om tevredenheid onder je werknemers te stimuleren.

Online loonadministratie: wat zijn de voordelen?

Online loonadministratie is payroll software die je helpt met het digitaliseren van alle administratie rondom het loon van je werknemers. In deze software kun je verschillende dingen doen, van het bijhouden van de gewerkte uren tot het genereren van loonstroken. Online loonadministratie biedt een hoop voordelen ten opzichte van de traditionele aanpak.

Gebruiksvriendelijkheid

Over het algemeen is de gebruiksvriendelijkheid van loonadministratie software hoger dan die van loonadministratie op handmatige wijze. En dan hebben we het specifiek over de modernere software. Verouderde systemen zijn namelijk vaak lastiger te navigeren en vertonen ook vaker kuren. Ook administratie die nog op papier wordt gedaan is minder gebruiksvriendelijk. Met software kun je verschillende processen namelijk eenvoudig automatiseren en weet je altijd waar je welke informatie terug kunt vinden. Een hoge gebruiksvriendelijkheid zorgt voor meer efficiëntie, wat weer zorgt voor een betere workflow.

Real-time updates

Software systemen bieden real-time updates. Dit houdt in dat het gehele systeem wijzigingen direct doorvoert. Dus mocht je in een personeelsdossier bijvoorbeeld het adres of het rekeningnummer van de werknemer aanpassen, dan wordt dit ook meteen veranderd op alle andere plekken zoals bijvoorbeeld de loonstrook. Hiermee voorkom je kleine fouten die eventueel grotere gevolgen kunnen hebben.

Productiviteit

Door software te gebruiken voor je loonadministratie, verhoog je de efficiëntie en productiviteit binnen je organisatie. Dit komt vooral door de tevredenheid van je werknemers. Want dankzij dit systeem kunnen je werknemers altijd rekenen op een correcte en tijdige uitbetaling. Daarbij voorkom je ook fouten omdat alles wordt geautomatiseerd. Hierdoor zit er geen tijd meer in het achteraf verbeteren van fouten in de administratie, waardoor alle werknemers zich bezig kunnen houden met belangrijkere zaken.

Wet- en regelgeving

Met online loonadministratie weet je altijd zeker dat je alle geldende regels naleeft. Deze systemen zijn er namelijk op gemaakt om veranderingen in regelgeving door te voeren. Met loonadministratie software zorg je dus dat je altijd netjes de regels volgt waardoor je juridische consequenties voorkomt.

Naadloze integratie

Loonadministratie software is meestal zeer eenvoudig te integreren met alle andere systemen die worden gebruikt binnen je organisatie. Op die manier hoef je dus niet alles handmatig over te zetten, maar staat alles direct op de juist plek. Daarbij voorkom je hiermee ook dubbele gegevens. Een naadloze integratie zorgt voor een hogere productiviteit. Daarnaast is er ook geïntegreerde software voor HR en Payroll beschikbaar.

Toegankelijkheid

Omdat de loonadministratie met software geheel online staat, is het veel makkelijker voor werknemers om toegang te krijgen tot het systeem. Met deze software kun je namelijk altijd en overal inloggen. Deze flexibiliteit is onmisbaar voor organisaties met meerdere vestigingen, of bedrijven met werknemers op afstand.

Beveiliging

Online loonadministratie is cloud-based. Dat betekent dat het systeem wordt opgeslagen op externe servers. Hier bestaan verschillende methoden voor waarmee je de gegevens goed kunt beveiligen, zoals encryptie en back-ups. Dit zorgt ervoor dat alle data omtrent de loonadministratie goed worden beschermd en datalekken zo goed mogelijk worden voorkomen.

De voordelen van de loonadministratie software van BCS

Je kunt bij BCS terecht voor loonadministratie software. Uiteraard gelden de bovenstaande voordelen ook voor onze software, maar we delen hieronder graag nog een aantal voordelen van BCS loonadministratie:

Regelmatige controles om fouten te voorkomen
Proforma loonstroken uitdraaien
Ondersteunt jouw gewenste cao's
Voorschotverwerking
Loonoverzicht
Overzichten en rapportages
Werkkostenregeling (WKR)
Automatische trede verhoging
Altijd toegang tot gegevens
ESS & MSS

Zelf de loonadministratie doen? Hier moet je op letten!

Veel bedrijven doen de loonadministratie zelf om te besparen op kosten. Dit wordt voornamelijk gedaan door kleine tot middelgrote bedrijven. De loonadministratie zelf doen is kosteneffectief, maar vergt wel kennis en specifieke vaardigheden. Zo dien je goed op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving en moet je waken voor het maken van fouten in de gegevens. Daarnaast is het ook belangrijk dat je voldoende weet van boekhouding. Om je goed op weg te helpen met het zelf afhandelen van de loonadministratie, hebben we het onderstaande stappenplan voor je opgesteld.

Maak een plan van aanpak. Bepaal waar je welke gegevens gaat opslaan. Gebruik bijvoorbeeld software voor de urenregistratie. Zorg dat alle stappen die worden ondernomen tijdens het afhandelen van de loonadministratie duidelijk worden omschreven en geef ook aan waar je welke data terug kunt vinden.
Verzamel alle relevante data. Zorg dat alle data van NAW-gegevens tot gewerkte uren in een overzicht komen te staan. Zo hoef je niet op verschillende plekken te kijken wanneer je bij de volgende stappen komt.
Bereken de lonen. Bereken eerst het brutoloon en vervolgens, aan de hand van verschillende aftrekposten zoals belastingen, het nettoloon. Houd hierbij ook goed rekening met de geldende wet- en regelgeving.
Betaal de lonen uit. Maak alle betalingen in orde door de lonen tijdig en correct over te boeken naar de rekeningen van je werknemers. Doe dit nauwkeurig, zodat alle werknemers het juiste bedrag ontvangen op de juiste rekening.
Voer regelmatig controles uit. Controleer of alle gegevens nog up-to-date zijn en voer interne audits uit. Pas indien nodig gegevens aan om alles weer kloppend te maken.

De loonadministratie zelf doen kent zowel voordelen als nadelen. De voordelen zijn dat je op kosten bespaart en dat je meer controle hebt over de administratie en hoe je deze precies in wil richten. Dit kost echter wel veel tijd waardoor HR kostbare momenten verliest om te kunnen werken aan de ontwikkeling van de organisatie. Verder is het ook een stuk complexer om alles zelf te doen en is de kans groter dat er fouten worden gemaakt die kunnen leiden tot boetes en andere juridische kwesties.

Besteed je de loonadministratie liever uit? Vraag dan onze gratis demo aan om de software van BCS te proberen. Start vandaag nog met het optimaliseren van de workflow van jouw onderneming!

Veelgestelde vragen over loonadministratie

Onder loonadministratie vallen verschillende werkzaamheden die op routine basis moeten worden uitgevoerd. Voorbeelden van werkzaamheden zijn urenregistratie, loonberekeningen, lonen uitbetalen, belastingen inhouden, loonstroken opmaken en het beheren van personeelsdossiers. Hoe vaak deze taken moeten worden uitgevoerd, verschilt per organisatie. Dit hangt namelijk af van verschillende factoren zoals de frequentie van uitbetalingen en de grootte van de organisatie. Belangrijke dingen om rekening mee te houden bij het uitvoeren van deze werkzaamheden zijn nauwkeurigheid, wet- en regelgeving en tijdig uitbetalen.

Bij het uitvoeren van de loonadministratie moet je rekening houden met verschillende wettelijke verplichtingen. Voorbeelden hiervan zijn het goed afhandelen van belastingaangiften en het inhouden van sociale premies, het bijhouden van een gedetailleerde administratie en het delen van loonstroken met je werknemers. Daarnaast bestaan er ook bewaartermijnen voor de loonadministratie. Deze zijn afhankelijk van de geldende wet- en regelgeving van dat moment. Het is van groot belang dat deze regels worden nageleefd om boetes en juridische gevolgen te vermijden.

Het kan vervelende gevolgen hebben als er fouten in de loonadministratie staan. Dit kan leiden tot juridische problemen, maar kan ook financiële consequenties hebben. Fouten die veel worden gemaakt zijn verkeerde berekeningen, onjuiste personeelsgegevens en het niet naleven van de wet- en regelgeving. Om dergelijke fouten te voorkomen kun je regelmatig controles uitvoeren, continu op de hoogte blijven van wettelijke veranderingen en overstappen op loonadministratie software. Vooral met dat laatste ben je van alle zorgen af. Verder kun je ook trainingen faciliteren om je werknemers te helpen met het verbeteren van hun kennis en vaardigheden omtrent de loonadministratie. Fouten maken is menselijk, maar met de juiste kennis kom je wel een heel eind.

Vorig artikel

← Wat is Zwangerschapsverlof en wat zijn de rechten en plichten?