Meer keuzevrijheid, efficiëntere processen en minder administratie
Hoe geef je medewerkers meer eigen regie over hun arbeidsvoorwaarden, zonder dat de administratie onhoudbaar wordt? Voor veel organisaties is dat een herkenbare uitdaging. Ook Philips in België liep daartegenaan. Het arbeidsvoorwaardenpakket was toe aan vernieuwing en meer flexibiliteit. Door wet- en regelgeving en de beschikbare HR-capaciteit had Philips een partner nodig om die stap te zetten. Met de software voor flexibele arbeidsvoorwaarden van BCS bouwde Philips in België aan één centraal platform waarin het cafetariaplan, mobiliteitsbudget en een overuren-module samenkomen. Niet alleen hebben medewerkers meer keuzevrijheid, het zorgt ook voor efficiëntere processen, minder administratie en een nóg sterker werkgeversimago.
De behoefte aan meer keuzevrijheid voor medewerkers
Voor Muriël Garbriëls, Rewards Manager bij Philips, is aantrekkelijk werkgeverschap onlosmakelijk verbonden met keuzevrijheid. “Medewerkers moeten zich thuis voelen bij hun werkgever, zichzelf kunnen zijn en beloond worden voor wat ze doen”, zegt ze. Juist op dat vlak zag Philips kansen. Het arbeidsvoorwaardenpakket was toe aan vernieuwing en de behoefte aan flexibiliteit onder medewerkers nam toe.
Een flexibel arbeidsvoorwaardenpakket klinkt aantrekkelijk, maar in de praktijk bleek het een complexe puzzel. De Belgische wet- en regelgeving is complex op dat gebied. Waar een cafetariaplan in theorie draait om keuzevrijheid, heeft in de praktijk iedere keuze zijn eigen regels, fiscale behandeling en administratieve verwerking. Dat maakt het lastig om snel te schakelen of nieuwe opties toe te voegen.
Tegelijkertijd speelde er meer. Naast de wens om flexibele arbeidsvoorwaarden mogelijk te maken, ontstond ook de noodzaak om overuren op een andere manier te verwerken. Dus wat begon als een zoektocht naar software voor een cafetariaplan en mobiliteitsbudget, groeide daardoor uit tot een breder traject waarin ook tijdsregistratie en andere flexibele regelingen werden ondergebracht.
“Voor ons gaf de flexibiliteit van het platform de doorslag. BCS bood ons een totaaloplossing die naar onze behoeften kon worden ingericht."
Muriël Gabriëls
Rewards Manager
De zoektocht naar een passende oplossing
De wens was duidelijk: één platform waarin overuren tijdig konden worden verwerkt en waarin flexibele arbeidsvoorwaarden konden worden ondergebracht. Philips wendde zich in eerste instantie tot lokale aanbieders in België, maar zij specialiseerden zich in slechts één van beide onderdelen en werkten bovendien vaak met een selecte groep onderleveranciers.
Via collega’s in Nederland kwam Philips in België in contact met BCS. In Nederland werkt Philips al sinds 2015 samen met BCS. Dat gaf vertrouwen, zeker vanuit IT-perspectief. “Voor ons gaf de flexibiliteit van het platform de doorslag”, vertelt Muriël. “BCS bood ons een totaaloplossing die naar onze behoeften kon worden ingericht. De combinatie van flexibiliteit, bestaande integraties en de mogelijkheid alles in één systeem onder te brengen, gaf ons het vertrouwen om met BCS het traject aan te gaan.”
Stap voor stap de software implementeren
De implementatie van de software gebeurde bewust gefaseerd. “We hebben dit echt stap voor stap gedaan”, begint Muriël uit te leggen. Die gefaseerde aanpak gaf ruimte om te leren en bij te sturen. Aan de hand van duidelijke afspraken en een goede onderlinge samenwerking werden halverwege 2024 alle mijlpalen op de juiste momenten gehaald en kon het platform steeds verder worden uitgebouwd.
Philips koos er bewust voor om de eigen medewerkers actief te betrekken bij het bepalen van de inhoud van het cafetariaplan. “We hadden alle keuzemogelijkheden op een rijtje gezet en vroegen onze medewerkers een top 3 samen te stellen. Zo zijn we uiteindelijk met verlof, pensioensparen en het multimediaplan aan de slag gegaan, omdat we daarmee iedere doelgroep wat passends konden bieden. Het liefst hadden we meteen veel meer mogelijkheden aangeboden, maar in België heeft elke keuze zijn eigen regels en procedures. Daarom hebben we ervoor gekozen om gefaseerd uit te breiden, zodat we het systeem goed en beheersbaar konden opzetten.”
“Medewerkers hebben realtime inzicht in hun budget en bestedingen. Zo weten ze precies welke keuzes ze nog kunnen maken.”
Muriël Gabriëls
Rewards Manager
Eén platform voor flexibele keuzes, overuren en mobiliteit
Inmiddels is de software voor Philips in België uitgegroeid tot een platform dat op meerdere fronten waarde toevoegt. Vandaag de dag maken alle medewerkers in België in meer of mindere mate ervan gebruik. Het cafetariaplan biedt medewerkers de mogelijkheid om hun arbeidsvoorwaarden deels zelf samen te stellen waarbij het systeem een duidelijk zicht op hun persoonlijk budget geeft. Alle regels, berekeningen en koppelingen met payroll zijn daarbij in het systeem verwerkt, waardoor dit geen extra administratieve druk oplevert voor HR.
Een mooi voorbeeld hiervan is de Overtime-module, waarmee medewerkers eenvoudig hun overuren zelf registreren binnen het systeem. Vervolgens worden de uren door de leidinggevende gecontroleerd en geaccordeerd, waarna ze automatisch worden doorgestuurd naar payroll. “Dat maakt het proces niet alleen efficiënter, maar ook betrouwbaarder”, zegt Muriël. “We hebben nu veel meer controle en zekerheid dat alle overuren worden verwerkt.” Ook het mobiliteitsbudget is inmiddels volledig geïntegreerd in het platform. Medewerkers kunnen hun budget flexibel inzetten, bijvoorbeeld voor milieuvriendelijk vervoer, openbaar vervoer, deelmobiliteit of zelfs woonkosten. “Medewerkers hebben realtime inzicht in hun budget en bestedingen. Zo weten ze precies welke keuzes ze nog kunnen maken”, aldus Muriël.
Een mobiliteitsbudget als strategische keuze
Het mobiliteitsbudget is voor Philips in België een belangrijk onderdeel van het platform, maar de weg ernaartoe was niet vanzelfsprekend. De wetgeving was in ontwikkeling, waardoor er onzekerheid ontstond bij organisaties die er al mee aan de slag waren gegaan. Maar met de tijd groeide de interne behoefte aan het mobiliteitsbudget. “We zagen dat medewerkers in steden soms helemaal niets hadden aan een bedrijfswagen”, vertelt Muriël. “Sterker nog, we hadden gevallen waarin medewerkers hun bedrijfswagen gewoon op de parking lieten staan.”
Dat inzicht, plus het besluit van de Belgische overheid om het mobiliteitsbudget verplicht te maken, maakte dat Philips besloot daarop te versnellen en het direct goed neer te zetten in de software van BCS. Waar veel aanbieders in de markt werken met vaste afspraken met specifieke leveranciers, kozen Philips en BCS er bewust samen voor om het mobiliteitsbudget zo flexibel mogelijk in te richten. Muriël vertelt: “Onze medewerkers werken verspreid over heel België, van de grote stad tot het platteland. Dan werkt het niet om maar één aanbieder te hebben voor bijvoorbeeld deelfietsen. Wij hebben het zo ingericht dat medewerkers zelf kunnen kiezen waar ze gebruik van maken en hun kosten eenvoudig kunnen indienen.”
Meer waardering en aantrekkingskracht als werkgever
Dankzij het platform heeft Philips niet alleen meer grip gekregen op processen, het heeft ook gezorgd voor een positief effect op de beleving van zowel bestaande als nieuwe medewerkers. “We hebben heel veel positieve reacties gekregen”, zegt Muriël. “Dat merken we ook bij werving van nieuwe medewerkers. Kandidaten reageren enthousiast op de mogelijkheid om zelf keuzes te maken in het arbeidsvoorwaardenpakket.”
Tegelijkertijd brengt de nieuwe manier van werken ook een andere dynamiek met zich mee. In het geval van de Overtime-module betekent het bijvoorbeeld dat medewerkers zelf hun overuren registreren en dat ze binnen het mobiliteitsbudget zelf bonnetjes moeten inscannen. Dat vraagt soms om meer betrokkenheid van medewerkers, maar zorgt tegelijkertijd voor meer transparantie en een eerlijkere verwerking. Die combinatie van meer eigen regie voor medewerkers en meer grip voor HR maakt dat Philips in België een belangrijke stap heeft gezet richting een moderner en flexibeler arbeidsvoorwaardenbeleid.
“Ik denk dat wij een hele goede klant-leverancier relatie hebben. De samenwerking is goed en het platform biedt ons de flexibiliteit die we nodig hebben.
Muriël Gabriëls
Rewards Manager
Flexibele software én een sterke samenwerking
In het dagelijks gebruik ervaart Muriël de software als overzichtelijk en gebruiksvriendelijk: “Ik vind het echt fantastische software. De voorkant spreekt eigenlijk voor zich. Medewerkers kunnen er zonder uitleg mee aan de slag. De achterkant vraagt om wat meer kennis, maar je begrijpt het snel en het werkt heel logisch.” Ook over het contact met BCS is Muriël positief. “Ik kan heel goed samenwerken met het team van BCS. Er wordt goed geluisterd naar wensen en er is ruimte om door te ontwikkelen. Wijzigingen of uitbreidingen kunnen snel worden doorgevoerd.”
Voor Muriël zit de kracht van flexibiliteit en keuzevrijheid niet alleen in de software, maar ook in de manier waarop het platform samen met BCS is opgebouwd. “We hebben dit echt samen opgebouwd”, zegt ze. “Dus niet vanuit ‘dit is wat wij willen, los het maar op’, maar door continu samen te kijken naar wat er mogelijk is binnen de software en wat voor ons werkt. Die wisselwerking heeft ervoor gezorgd dat we tot een platform zijn gekomen dat echt past bij onze organisatie.” En waar Muriël het meest trots op is? “Dat we er met relatief weinig capaciteit in zijn geslaagd een breed en flexibel systeem voor arbeidsvoorwaarden neer te zetten waarmee we onze medewerkers echte keuzevrijheid kunnen bieden.”
Samen verder doorontwikkelen
De meest recente toevoeging binnen het platform van Philips in België is de lancering van het aandelenplan, dat nu een paar weken live staat. “Dat was voor ons een belangrijke mijlpaal, want hiermee hebben we bijna alles in één systeem zitten”, vertelt Muriël. “Onze medewerkers kunnen hierdoor in één oogopslag hun volledige flexibele arbeidsvoorwaardenpakket inzien.”
Naast deze concrete uitbreiding ziet Muriël nog meer mogelijkheden voor de toekomst. “Ik weet dat BCS de mogelijkheid biedt om de vergoedingen rondom woon-werkverkeer of onkostenvergoedingen eenvoudig te beheren in een hybride werkmodel.”
De mogelijkheden om verder uit te breiden en de prettige samenwerking maken dat Muriël vertrouwen heeft in de toekomst. “Ik denk dat wij een hele goede klant-leverancier relatie hebben. De samenwerking is goed en het platform biedt ons de flexibiliteit die we nodig hebben.” Zo blijft Philips in België bouwen aan een toekomstbestendig arbeidsvoorwaardenpakket waarin medewerkers écht de regie hebben over hun eigen keuzes.
Wil jij jouw medewerkers ook meer keuzevrijheid bieden en ben je benieuwd naar de mogelijkheden van onze arbeidsvoorwaarden software? Plan dan vandaag nog een afspraak voor een online demo!