Flexibele arbeidsvoorwaarden als belangrijk onderdeel van het beloningspakket
Hoe geef je bijna 700 medewerkers meer regie over hun arbeidsvoorwaarden én houd je HR-processen beheersbaar? Met die belangrijke vraag worstelde Peterson en Control Union. Want lange tijd werden de flexibele regelingen die er al wél waren, handmatig verwerkt. Dat kostte niet alleen veel tijd, maar zorgde er ook voor dat medewerkers voor veel zaken afhankelijk waren van HR. Met de software voor flexibele arbeidsvoorwaarden van BCS bracht Peterson daar verandering in! Medewerkers kunnen zelf keuzes maken en het grootste deel van de administratieve werkzaamheden voor HR zijn geautomatiseerd. Dat zorgt niet alleen voor meer flexibiliteit en eigen regie, maar ook voor minder administratie en een arbeidsvoorwaardenpakket dat nóg beter aansluit bij de wensen van medewerkers en dat bijdraagt aan modern werkgeverschap.
Een werkgever die verder kijkt dan alleen werk
Wie Peterson alleen kent als Rotterdamse logistiek- en inspectiespecialist, ziet misschien niet direct hoe veelzijdig de organisatie is. Peterson is actief door heel Nederland, van Den Helder tot Maastricht, en houdt zich bezig met inspecties, logistieke dienstverlening, certificering en offshore activiteiten. Die diversiteit zie je ook terug in het personeelsbestand. Van laboranten en inspecteurs tot kantoormedewerkers en specialisten; binnen Peterson werken bijna 700 medewerkers met uiteenlopende achtergronden, functies en behoeften.
Volgens Shannon Peters-van Kooten, HR-adviseur en in totaal al achttien jaar werkzaam bij Peterson, is die diversiteit een van de dingen die de organisatie zo bijzonder maakt. Dat geldt ook voor de manier waarop er binnen Peterson wordt gekeken naar de werk-privébalans. “We weten allemaal dat we moeten werken, maar is ook meer in het leven dan alleen werk,” begint Shannon te vertellen. “Bij Peterson kijken we echt naar de mens achter de medewerker. Er is ruimte voor flexibiliteit, begrip voor persoonlijke situaties en aandacht voor wat medewerkers nodig hebben om prettig te kunnen werken.”
Van handmatig verwerken naar meer eigen regie
Juist die mensgerichte benadering vormde een belangrijke basis voor de keuzes die Peterson maakte op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Want als medewerkers verschillende behoeften hebben, vraagt dat ook om arbeidsvoorwaarden die voldoende ruimte bieden voor persoonlijke keuzes. Tegelijkertijd liep HR tegen een praktische uitdaging aan. Binnen Peterson waren er al verschillende regelingen, zoals verlofdagen aankopen of een bijdrage voor sport, maar die werden nog allemaal handmatig verwerkt. Dat zorgde niet alleen voor veel extra werk voor HR, maar maakte medewerkers ook afhankelijk van de afdeling.
“Wij deden vroeger in april altijd een uitkering van de winstdeling en in december een uitkering van de dertiende maand,” vertelt Shannon over de oude werkwijze. “Maar in september kwamen er vaak al medewerkers die een voorschot wilden aanvragen, omdat zij het geld op dat moment nodig hadden. Dat zette ons aan het denken: waarom zouden medewerkers moeten wachten tot december als de behoefte veel eerder ontstaat? Toen zijn we gaan kijken hoe we dit slimmer konden organiseren én tegelijkertijd iets extra's konden bieden aan onze medewerkers.”
Die vraag leidde uiteindelijk naar het Individueel Keuzebudget (IKB). Hiermee kregen medewerkers de mogelijkheid om zelf te bepalen wanneer zij hun budget willen laten uitbetalen en waarvoor zij het willen inzetten. Tegelijkertijd zag Peterson kansen om verschillende administratieve processen te automatiseren. “Wij wilden medewerkers meer eigen regie geven, want niet iedereen heeft hetzelfde nodig op hetzelfde moment. Maar we zochten ook naar een systeem om het vele handmatige werk binnen onze afdeling terug te dringen.”
Op zoek naar een oplossing die past bij Peterson
Met die duidelijke wens voor ogen ging Peterson op zoek naar een passende oplossing. Verschillende aanbieders werden uitgenodigd voor een kennismaking en een demo. Daarbij werd niet alleen gekeken naar functionaliteiten, maar ook zaken zoals gebruiksgemak, ondersteuning en een persoonlijke klik, speelden een belangrijke rol. “Wij zijn een echt Rotterdams bedrijf. Eerlijkheid staat bij ons voorop. Dus als iets niet goed voelt, of wanneer we geen klik hebben met de persoon die voor ons zit, houdt het eigenlijk al op,” zegt Shannon.
Peterson zocht een platform dat niet alleen aansloot bij de wensen van de organisatie, maar ook voldeed aan hoge eisen op het gebied van privacy en databeveiliging. “Wij hebben met verschillende aanbieders gesproken. Bij sommige dachten we eigenlijk direct: dit is het niet. Ook het benaderen van medewerkers met kortingscodes via een externe partner vonden we niet wenselijk. Wij zochten een systeem voor flexibele arbeidsvoorwaarden, niet iets waarbij medewerkers vervolgens allerlei commerciële berichten ontvangen.”
"Dankzij de software kunnen medewerkers hun arbeidsvoorwaarden veel beter laten aansluiten op hun persoonlijke situatie."
Shannon Peters-van Kooten
HR Adviseur
Waarom de keuze op BCS viel
Tijdens de verschillende gesprekken viel de flexibele arbeidsvoorwaarden software van BCS al snel op. Niet alleen vanwege de mogelijkheden van het platform, maar ook vanwege de manier waarop het gesprek werd gevoerd. Vooral de combinatie van gebruiksgemak, privacy en praktische ondersteuning, sprak Peterson aan. “Maar wat er voor ons echt uitsprong, was de meekijkfunctie,” vertelt Shannon. “Wij zijn HR voor heel Nederland. Als iemand vanuit Zwolle of Maastricht belt met een vraag, dan is het ontzettend handig dat wij live kunnen meekijken met de medewerker.”
Ook de mogelijkheid om zaken zelfstandig te beheren, zonder voor iedere wijziging afhankelijk te zijn van de leverancier, was een belangrijke pré. “Het totaalplaatje klopte gewoon. De functionaliteiten waren goed, de data van onze medewerkers bleef beschermd en we hadden direct een goede klik. En ook de prijsstelling speelde natuurlijk mee. Daardoor kwamen de meeste plusjes bij BCS terecht.”
De basis voor een succesvolle introductie
Een nieuwe manier van werken introduceren is één ding, zorgen dat medewerkers deze ook daadwerkelijk omarmen is iets anders. Daarom besteedde Peterson veel aandacht aan de communicatie rondom de introductie van het platform, dat de naam Mijn Portemonnee kreeg. Shannon vertelt: “Wij hebben iedereen uitgebreid geïnformeerd over wat er ging veranderen. Medewerkers kregen een brief met uitleg, we organiseerden webinars en hebben een uitgebreide Q&A opgesteld met antwoorden op alle vragen die we konden bedenken.”
De livegang van Mijn Portemonnee vond plaats in 2021, met de Benefits Shop als eerste stap; de plek binnen de software waar medewerkers hun keuzes kunnen maken. Daarna volgde de simulatiemodule en werden achter de schermen ook verdere optimalisaties doorgevoerd, onder meer in de koppeling met ADP. Daarmee groeide het platform uit tot een steeds completere oplossing voor zowel medewerkers als HR.
Binnen Peterson werken medewerkers met uiteenlopende functies, achtergronden en digitale vaardigheden. Juist daarom vond de organisatie het belangrijk dat iedereen eenvoudig zijn weg kon vinden binnen het nieuwe platform. Volgens Shannon speelde de gebruiksvriendelijkheid van de software een belangrijke rol in de succesvolle introductie. “Het systeem is heel makkelijk te gebruiken. Als iemand niet begrijpt hoe hij een fiets moet aanvragen, dan maak ik me eigenlijk zorgen,” lacht Shannon. “De vragen die we kregen, gingen vooral over de regelingen zelf, niet over hoe het system werkt.”
Meer vrijheid om zelf keuzes te maken
Met de introductie van Mijn Portemonnee kregen medewerkers niet alleen toegang tot een nieuw platform, maar vooral meer eigen regie over de arbeidsvoorwaarden. Zo kunnen medewerkers zelf bepalen wanneer zij hun Individueel Keuzebudget willen laten uitbetalen. Daarnaast biedt het platform mogelijkheden om verlofdagen te kopen of verkopen en vergoedingen voor bijvoorbeeld sport, een fiets of een vakbond eenvoudig aan te vragen. “Wij wilden medewerkers meer eigen regie geven, want niet iedereen heeft hetzelfde nodig op hetzelfde moment. Dankzij de software kunnen medewerkers hun arbeidsvoorwaarden veel beter laten aansluiten op hun persoonlijke situatie.”
De meerwaarde van het platform liet zich al snel zien. Tijdens de energiecrisis bleek dat flexibiliteit niet alleen een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde is, maar ook een praktisch vangnet kan zijn. “We hadden medewerkers die de stijgende kosten moeilijk konden opvangen. Vooral mensen met een lager salaris. Zij vonden het heel prettig dat ze iedere maand een deel van hun budget konden laten uitbetalen. Daardoor hadden zij direct wat extra financiële ruimte op het moment dat ze dat nodig hadden.”
Inmiddels weten medewerkers het hele jaar door het platform te vinden. Waar uitkeringen vroeger vooral rond de traditionele momenten zoals vakantiegeld en de dertiende maand plaatsvonden, ziet Peterson dat medewerkers nu veel bewuster keuzes maken. “Dat vond ik eigenlijk heel grappig om te zien. In het begin zag je nog dat veel mensen kozen voor mei of december. Inmiddels zijn die vaste momenten helemaal losgelaten en worden er het hele jaar door aanvragen gedaan. Medewerkers gebruiken het platform echt op de manier die voor hen het beste werkt.”
"Processen die we eerst handmatig moesten verwerken, verlopen nu grotendeels geautomatiseerd. Dat scheelt ons echt enorm veel tijd, tot wel tien uur per maand."
Shannon Peters-van Kooten
HR Adviseur
Zelf inzicht in de gevolgen van keuzes
Naast de Benefits Shop, maakt Peterson ook gebruik van de simulatiemodule van BCS. Hiermee kunnen medewerkers zelf berekeningen maken en direct zien wat bepaalde keuzes betekenen voor hun bruto en netto salaris, bijvoorbeeld bij meer of minder werken of bij de keuze van een leaseauto of een mobiliteitsbudget.
Volgens Shannon wordt die mogelijkheid erg gewaardeerd. “De simulatiemodule is echt heel goed ontvangen en voor ons als HR-afdeling scheelt het ook enorm veel werk. Vroeger maakten wij al die proforma-berekeningen handmatig. Nu kunnen medewerkers dat zelf doen. Soms wil je voor jezelf onderzoeken wat er gebeurt als je minder gaat werken of welke leaseauto het beste bij je past. Dat kunnen medewerkers nu allemaal zelfstandig bekijken en berekenen. Dat geeft medewerkers meer inzicht én scheelt ons een hoop werk.”
Waarom open communicatie zo belangrijk is
Hoewel de start van de samenwerking soepel verliep, kende het traject ook een korte periode waarin het contact eventjes iets minder goed liep. Door wisselingen in de bezetting bij BCS duurde het langer voordat vragen werden opgepakt of terugkoppeling volgde. Voor Peterson, waar duidelijkheid en goede communicatie belangrijk zijn, was dat een aandachtspunt. “Je mag ook zeggen dat iets niet lukt, maar zeg het,” vertelt Shannon hierover.
Samen met BCS werd een overzicht gemaakt van de openstaande punten en stap voor stap gewerkt aan verbeteringen. Shannon ervaart de samenwerking weer als heel prettig. “Dankzij die vaste overlegmomenten bleven we met elkaar in contact. Soms duurde zo’n overleg vijf minuten, soms drie kwartier, net afhankelijk van wat er speelde. Dat werkte heel fijn.” De vaste overlegmomenten zijn inmiddels niet meer nodig. Nu onderhouden Peterson en BCS contact wanneer dat een keer nodig is. “Ik ben erg tevreden over hoe het nu gaat. Als er iets is, wordt het snel opgepakt en ook de communicatie is goed. Dat is voor ons heel belangrijk.”
"Het systeem werkt goed, de samenwerking verloopt prettig en we weten dat BCS met ons meedenkt als we nieuwe wensen hebben."
Shannon Peters-van Kooten
HR Adviseur
Minder administratie, meer ruimte voor HR
Waar medewerkers profiteren van meer keuzevrijheid en eigen regie, merkt ook de HR-afdeling dagelijks de voordelen van de software voor flexibele arbeidsvoorwaarden van BCS. “Processen die we eerst handmatig moesten uitvoeren, verlopen nu grotendeels geautomatiseerd. Dat scheelt ons echt enorm veel tijd, tot wel tien uur per maand. En eerlijk gezegd is dat waarschijnlijk nog een voorzichtige schatting.”
Mijn Portemonnee is niet meer weg te denken binnen het arbeidsvoorwaardenbeleid van Peterson. Medewerkers weten het platform te vinden, processen verlopen efficiënter en de organisatie beschikt over een oplossing die meebeweegt met veranderende behoeften. Tegelijkertijd ziet Peterson nog volop mogelijkheden om uit te breiden. “Mogelijk willen we in de toekomst kijken of we binnen de software iets kunnen doen met het aflossen van studieschulden,” vertelt Shannon. “En als ik echt mag dromen, dan hebben medewerkers straks één centrale plek waar zij al hun HR-zaken kunnen regelen, dus ook hun flexibele arbeidsvoorwaarden.”
Wat ooit begon als een zoektocht naar meer regie voor medewerkers en minder handmatig werk voor HR, is uitgegroeid tot een oplossing die dagelijks waarde toevoegt voor de hele organisatie en waarmee Peterson kan blijven bouwen aan een arbeidsvoorwaardenpakket dat meebeweegt met de behoeften van medewerkers. Daarbij kijkt Shannon met veel vertrouwen naar de toekomst: “We zijn erg tevreden. Het systeem werkt goed, de samenwerking verloopt prettig en we weten dat BCS met ons meedenkt als we nieuwe wensen hebben.”
Wil jij net als Peterson flexibele arbeidsvoorwaarden onderdeel maken van je beloningsbeleid en ben je op zoek naar een intuïtief systeem? Of je nu al met een IKB-budget werkt of nog niet, ontdek de mogelijkheden van onze flexibele arbeidsvoorwaarden software en vraag vandaag nog een demo aan!
Woningbedrijf Velsen: meer keuzevrijheid met flexibele arbeidsvoorwaarden van BCS
TBI Holding verbindt werkmaatschappijen en stimuleert samenwerking met BCS Connect
