Van losse WhatsApp-groepen naar één centrale omgeving voor interne communicatie
Snelle groei is een droom voor veel organisaties, maar het brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Dat ondervonden ze bij New Energy Systems, het Limburgse installatiebedrijf voor duurzame energiesystemen, toen het personeelsbestand in korte tijd bijna verviervoudigde. Waar korte lijnen en een informatiebord in de hal voorheen de standaard waren, zocht het bedrijf naar een effectieve software oplossing om communicatie op grote schaal overzichtelijk, veilig en toekomstbestendig te organiseren. De keuze viel op het interne communicatieplatform van BCS Connect. Dankzij BCS maakte New Energy Systems de stap van losse communicatiekanalen naar één centrale werkomgeving.
Groei vraagt om andere communicatie
New Energy Systems maakte de afgelopen jaren een indrukwekkende groei door en werd zelfs opgenomen in de Top 250 Groeibedrijven. Die groei betekende meer medewerkers, meer afdelingen en een grotere geografische spreiding. Waar collega’s elkaar eerder gemakkelijk even opzochten, werd communicatie minder direct en ontstond er behoefte aan structurelere informatievoorziening.
In de praktijk leidde dat tot een wildgroei aan WhatsApp-groepen. Binnen teams werkte dat op het eerste gezicht handig, maar naarmate de organisatie groeide, werd het steeds lastiger om overzicht te houden en iedereen op het juiste moment te informeren. Marketing & Communicatiemedewerker Monique Smeets herinnert zich die tijd nog goed. "Toen ik begon, waren we met zo’n 25 mensen. Inmiddels is dat aantal bijna verviervoudigd. Er kwamen meer afdelingen en steeds meer WhatsApp-groepen. Op een gegeven moment kijkt niet iedereen meer op hetzelfde moment mee."
Eén sociaal intranet voor iedereen, waar veiligheid en kwaliteit centraal staan
Het moest dus anders. New Energy Systems zocht een centrale plek waar altijd de juiste, actuele versie van instructies en veiligheidsinformatie beschikbaar is. Met veel monteurs in het veld is het namelijk niet wenselijk om iedereen losse mappen met documenten mee te geven. Met het interne communicatieplatform en sociale intranet van BCS Connect kreeg New Energy Systems die mogelijkheid. Veiligheidsvoorschriften en werkinstructies zijn nu digitaal beschikbaar, met duidelijk versiebeheer. Dat is niet alleen overzichtelijker, maar ook duurzamer dan werken met papier.
Na de introductie van BCS Connect werd snel een duidelijke keuze gemaakt. Het informatiebord verdween en de WhatsApp-groepen werden opgeheven. Alle belangrijke communicatie loopt nu via één platform. Medewerkers weten waar ze moeten zijn voor informatie, of ze nu op kantoor werken of onderweg zijn. Op kantoor staat BCS Connect standaard open, terwijl monteurs via hun mobiele telefoon toegang hebben tot alles wat zij nodig hebben. Veiligheid en kwaliteit zijn essentieel, dus belangrijke berichten krijgen extra aandacht via pushnotificaties, zodat niemand cruciale informatie mist.
Meer interne communicatie dan ooit
Hoewel medewerkers even moesten wennen aan de nieuwe manier van werken, kwam het gebruik al snel op gang. Volgens Monique heeft de overstap zelfs geleid tot méér communicatie dan voorheen. "Het interne communicatieplatform van BCS Connect maakt communiceren sneller, effectiever en makkelijker. We communiceren zelfs meer dan we vooraf hadden verwacht."
De chatfunctie wordt steeds vaker gebruikt voor één-op-ééncommunicatie en afdelingsmanagers denken actief mee over de inhoud. Ook onder monteurs slaat het platform aan. Zij zijn gewend om met apps te werken en weten BCS Connect snel te vinden.
Verbonden blijven bij verdere groei
Ondanks de snelle groei is de cultuur van New Energy Systems hecht gebleven. Veiligheid en kwaliteit staan voor iedereen voorop, van monteur tot manager. Met BCS Connect staat onderlinge verbinding nu structureel centraal en is de organisatie beter voorbereid op verdere groei.
Groeit jouw organisatie ook snel en merk je dat bestaande communicatiemiddelen niet meer volstaan? Met BCS Connect breng je structuur, veiligheid en verbinding samen in één centrale werkomgeving. Ontdek het zelf en vraag vandaag nog een (online) demo aan!
