Case | Marfo

Van losse bestanden naar één systeem: hoe Marfo alle HRM-processen centraliseerde met BCS

Marfo is een productiebedrijf van smaakvolle maaltijden, compleet en verpakt. Het is hun missie om de beste smaak en kwaliteit te garanderen onder alle omstandigheden op alle denkbare plekken, zoals in het vliegtuig. Een organisatie met meer dan 260 medewerkers op diverse locaties, wisselend per (piek)periode. Ondanks dat het managen van de verschillende HRM-processen voor de medewerkers van Marfo een grote uitdaging is, maakte het nog geen gebruik van één systeem en regelde het diverse zaken nog met losse Word- en Excel bestandjes. Bij het aannemen van een nieuwe Manager HRM kwam daar verandering in.

Over Marfo:

Marfo levert de smaakvolle maaltijden met name aan de airline industrie. Zo zijn de luchtvaartmaatschappijen die verre vluchten organiseren, zoals KLM, Qatar en Norwegian Air, belangrijke klanten van Marfo.

Bij het verzorgen van deze maaltijden creëert Marfo zo min mogelijk waste. Veel maaltijden worden ingevroren aangeleverd en geborgen, zodat precies de benodigde hoeveelheden kunnen worden afgenomen en de rest bewaard. Naast aan vliegmaatschappijen, levert Marfo ook aan zorginstellingen en ziekenhuizen en houdt het zich sinds kort ook bezig met retail. Maar ook levert het aan militairen op missie of aan opvangcentra voor de vluchtelingen uit bijvoorbeeld Oekraïne.

"Het is fijn dat we nu belangrijke HR-zaken op tijd signaleren en doordoor proactiever kunnen werken"

Arieke Omta

Manager Human Resources

De meest passende software voor de beste prijs:

Arieke had nog niet eerder gehoord van BCS. Ze vulde haar specifieke wensen in op diverse vergelijkingswebsites en BCS kwam hier meermaals op diverse vlakken als meest passende partij naar voren. Zo had BCS:

• De meest passende functionaliteiten
• Een goede score binnen product omgevingen (met name door de meertalige app, want Marfo heeft veel buitenlandse medewerkers
• Een beschikbare koppeling met Easysecure (deurregistratie) en met Dyflexis (urenregistratie)
• Een gebruiksvriendelijke interface
• De beste prijs 

Marfo is in gesprek gegaan diverse partijen en heeft uiteindelijk gekozen voor de combinatie Easysecure, Dyflexis en de geïntegreerde HR & payroll software van BCS.

Vaste aanspreekpunten

Anneloes Rademakers, Senior Accountmanager bij BCS, was tot aan het tekenen van het contract in september 2021 het vaste aanspreekpunt voor Marfo. Niels van Noorden werd uiteindelijk voor HR-administratie het aanspreekpunt en Wim Monshouwer voor salarisadministratie. Deze vaste aanspreekpunten vond Arieke erg prettig; afhankelijk van het type vraag wist je precies bij welke BCS-medewerker je moest zijn. In de periode van oktober en november werd de administratie gebouwd en gevuld en in december is er geschaduwdraaid. Per 1 januari was het helemaal live. Deadline gehaald!

Tijd voor de écht leuke HRM-zaken

Uiteindelijk werkten alle apps perfect samen. Dyflexis wordt gebruikt voor urenregistratie, Easysecure voor deurregistratie en HRM & Salaris voor alle HRM & salariszaken. De software communiceerden met elkaar met HRM & Salaris als basis.

De HRM Officer van Marfo kwam eindelijk toe aan alle leukere HRM zaken. Maar ook kan zij haar werk beter doen. Zo is het fijn dat je belangrijke dingen op tijd signaleert en daardoor proactiever kan werken. “Bijvoorbeeld wanneer certificaten verlopen, zijn we er op tijd bij”, legt Arieke uit. “Betreft dit bijvoorbeeld een groep van 25 personen, dan kunnen we die opleidingsgroepen al op voorhand gaan inplannen.”

Ook op het gebied van verzuim en achtergrond van verzuim zijn zaken verbeterd. Zowel kort als lang verzuim is geheel inzichtelijk geworden. Je hebt meer kengetallen en herkent eerder bepaalde problematiek. “Wat ook fijn is, is dat je eenvoudig via je telefoon declaraties kan indienen. Voorheen moest dit met pen en papier”, vertelt Arieke. “Dit stimuleert ook de medewerkerstevredenheid; over het algemeen horen we alleen maar positieve reacties op de nieuwe software.”

Na livegang volgde er nog een periode van optimalisatie. In BCS kunnen veel processen namelijk zelf gebouwd worden en dit nu gaat steeds makkelijker, doordat Arieke het systeem steeds beter onder de knie krijgt.

Helder en duidelijk projectmanagement

Arieke is ontzettend tevreden over BCS. “Alles was vanaf het begin tot eind helder. Dit begon al bij het voortraject tot aan de offerte. Ook heel de implementatiefase was duidelijk: de projectplanning was ingedeeld op onderwerp en hierdoor wist je precies bij welk vraagstuk je bij wie moest zijn. Daarnaast reageert BCS erg snel op verzoeken; deze worden vrijwel meteen opgepakt. Dat is echt heel fijn.”

Natuurlijk valt er altijd nog wat te verbeteren. Zo is het taal- en ontwikkelingsniveau niet bij alle medewerkers even hoog en heeft de één soms wat moeite met inloggen en vindt de ander het wat ingewikkeld hoe ze met de app moeten werken. “Dit blijf je uiteraard houden en dat kan ik de software niet verwijten.”

Meer weten over de software van BCS?

Ook nieuwsgierig naar onze geïntegreerde software voor HR en payroll? Op onze website lees je alles over onze verschillende software oplossingen. Nu al overtuigd? Neem dan direct contact op of plan een demo in.