Blog | Urenregistratie personeel: kies het juiste systeem

Urenregistratie voor het personeel

Urenregistratie voor het personeel kan op verschillende manieren en bij al die manieren hoort weer een bepaalde klok. De keuze van software waarop tijd geregistreerd kan worden door personeel, is enorm gegroeid. Om er maar een paar op te noemen: de fysieke klok, tablet, pc of zelfs via een urenregistratie app. De manieren om tijd te registeren zijn ook heel divers. Zo kunnen medewerkers hun tijd registreren met een badge, een pincode, vingerscan, irisscan of gezichtsherkenning. Maar hoe bepaal je nou welke urenregistratie en type klok het beste bij je organisatie past? Lia van Korven, consultant HR Software legt het aan je uit.

1. In- en uitklokken

Allereerst zijn er personeelsleden die hun uren registreren door in- en uit te klokken. Daarbij kun je gebruik maken van verschillende kloksystemen:

• via een tablet met Windows
• AvanTimes
• Datafox
• EasySecure

Lia: "In feite maakt het niet zo veel uit welk systeem je gebruikt, we kunnen bijna ieder kloksysteem koppelen aan onze webservers. De kloktijden worden geregistreerd in ons pakket en daarin worden dan de toeslagen en het eventuele overwerk en/of tijd voor tijd berekend. Een keer per maand voert u de integratie uit zodat de mutaties voor de loonstrook aangemaakt worden. Het hangt er mede van af welk systeem een organisatie al gebruikt, maar zoals gezegd kunnen we eigenlijk met bijna elk systeem koppelen. Deze manier van urenregistratie voor het personeel wordt veel gebruikt in productiebedrijven. Voor kantoren geldt dat dit ook een goede manier is om te bepalen wie in het geval van een calamiteit in het gebouw is."

2. BCS Online Urenregistratie

Maak de werknemers zelf verantwoordelijk voor hun urenverantwoording. De urenregistratie in BCS Online kan gevuld worden door de tijden die geklokt worden maar ook door handmatig uren in te geven. Deze mogelijkheid wordt momenteel door thuiswerkers veel gebruikt.

3. Uren op projecten vastleggen

Lia: "Onze urenregistratie software is goed geschikt voor mensen die in de buitendienst werken of op projectbasis."

Urenregistratie met thuiswerken

Ieder bedrijf en organisatie kiest zo z'n eigen methode. Maar: "Nu veel mensen thuiswerken is het toch belangrijk om die uren te registreren. Ook om vast te stellen of er eventueel nog reiskosten voor woon-werkverkeer gelden. En om de verantwoording voor gewerkte uren compleet te krijgen. Er zijn ook organisaties die de verantwoording voor het klokken neerleggen bij de werknemer. De werknemer stuurt de urenregistratie door naar de manager, die het al dan niet goedkeurt."

Voordelen van urenregistratie personeel

Als grote voordeel van het werken op deze wijze ziet Lia vooral dat werknemers zo zelf hun uren verantwoorden. Soms betekent dat ook dat werknemers daarin 'opgevoed' moeten worden. Lia: "En het prettige is, is dat ons urenregistratie software voor het personeel alles direct verwerkt. Overwerk bijvoorbeeld: wil je tijd voor tijd of wil je het uit laten betalen. Dat kun je allemaal instellen. Wil je ook te vroeg beginnen meetellen, dus een werknemer die in plaats van 7 uur om kwart voor 7 binnen is? En hoeveel uren moet iemand meer gewerkt hebben voordat je het als overwerk ziet? Dan kun je allemaal instellen in het urenregistratie systeem, afhankelijk van de geldende CAO en wens van de klant."

Meer weten over urenregistratie?

Urenregistratie en klokken is en blijft een ingewikkelde zaak. Bij BCS doen we er alles aan om jou zo goed mogelijk te helpen bij het kiezen van het juiste systeem. En we maken het makkelijk: HRM-gegevens, urenverantwoording en loonadministratie hebben we samengevoegd in één HRM software pakket! Het handmatig invoeren van uren komt hiermee te vervallen. Overschrijven en overtypen is verleden tijd.

In onze blog "Is urenregistratie voor werknemers verplicht?" staat ook veel informatie! Neem eens vrijblijvend contact met ons op!