Het opstellen van verzuim heeft voor veel bedrijven en organisaties een hoge prioriteit. Logisch, want verzuim kan een dure zaak worden. Het is zaak om dit goed te reguleren en controleren. Een verzuimprotocol helpt daarbij. Je maakt immers afspraken met elkaar en kunt elkaar daarop wijzen. Duidelijkheid voor alles! Dit zijn de beste stappen om een protocol op te stellen en kenbaar te maken!
Stappenplan opstellen verzuimprotocol
Stap 1: zorg dat er een verzuimprotocol is dat iedereen kan vinden
Op je eigen website of op intranet moet het voor alle werknemers te vinden zijn: het verzuimprotocol. Of je geeft werknemers bij indiensttreding het protocol, dat je desnoods laat ondertekenen voor gezien. Hoe dan ook: zorg ervoor dat het protocol voor iedereen duidelijk is!
Stap 2: maak duidelijk bij wie en hoe laat de ziekmelding binnen moet zijn
Het is slim om een verzuimdrempel op te stellen. Ziekmelden bij de leidinggevende is over het algemeen lastiger dan bij de receptioniste. De leidinggevende kan ook iets doorvragen en vaststellen welke werkzaamheden overgenomen moeten worden. Accepteer geen ziekmeldingen via e-mail of WhatsApp, alleen telefonisch. Vraag ook wanneer de zieke verwacht weer terug te zijn.
Stap 3: houd de cao in de gaten
Niet ieder bedrijf en/of organisatie heeft te maken met bepalingen in een cao. Maar als die er zijn, moet je die natuurlijk wel naleven en opnemen in het verzuimprotocol.
Stap 4: vraag naar de verblijfplaats
Zeker in het geval van een ziekmelding uit het buitenland tijdens vakantie, maar ook als het om een 'gewone' ziekmelding gaat, is het goed om te weten waar de zieke zich bevindt.
Stap 5: maak het verzuimprotocol passend in de cultuur van je organisatie
Je kunt een protocol passend maken door te kijken naar de cultuur van het bedrijf; is het een productiebedrijf of een financiële instelling? Hier gelden andere wetten en regels. Hoogopgeleide medewerkers hebben vaker meer werkplezier en melden zich minder vaak ziek dan laagopgeleid personeel. En moet je als manager bovenop het verzuim zitten of heeft dat minder urgentie? Afhankelijk van deze punten kun je je protocol strikter of juist iets minder strikt opstellen.
Stap 6: maak duidelijk wie welke rol heeft
Het is slim om vast te leggen wie er bijvoorbeeld voor zorgt dat de ziekmelding bij HR komt. Doet de leidinggevende dat? Of de werknemer zelf? En wie meldt de werknemer vervolgens ziek in het systeem? Zo houd je het overzicht en controle!
Vind je dit soort artikelen interessant? Bekijk onze blog pagina voor meer verhalen of schrijf je in voor de nieuwsbrief!
