De loonadministratie eigenhandig doen is een vak apart. Als werkgever kom je tegenover diverse uitdagingen te staan wanneer het gaat om het inrichten en bijhouden van je loonadministratie. Maak je geen zorgen als het allemaal een beetje overweldigend lijkt - BCS helpt je bij het starten van je eigen loonadministratie.
Wat is een loonadministratie?
Voordat we gaan uitleggen hoe je zelf een loonadministratie kan bijhouden, is het goed om te weten wat nu precies een loonadministratie is. De term 'loonadministratie' of 'salarisadministratie' betekent het bijhouden van werknemerskosten binnen een bedrijf en het uitbetalen van de salarissen aan medewerkers.
Dit zijn de werkzaamheden:
- Het registreren van de personeelsgegevens, zoals namen, adres en BSN-nummers.
- Registratie van de gemaakte (over)uren, verlof en ziekte
- Het berekenen van het bruto- en netto salaris en het vakantiegeld
- Het bijhouden van bonussen en fooien
- Het bedrag aan loonheffingen inhouden op salarissen en deze elke periode overmaken aan de Belastingdienst
- Het bijhouden van de secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals pensioen of reiskostenvergoeding
- Ingediende declaraties met bonnetjes goedkeuren en verwerken
- Overige kosten zoals opleidingen bijhouden in de administratie
- Het opstellen en versturen van de jaaropgave
- De salarissen uitbetalen aan medewerkers
De voordelen van de loonadministratie zelf doen
- In eigen hand:
Even een kleine aanpassing doorvoeren? Omdat je de loonadministratie zelf doet, hoef je daarvoor niet te wachten op een externe partij.
- Inzicht:
Jij hebt de controle in het loonadministratie proces en dat kan tot belangrijke inzichten leiden. Ook wanneer je de salarisverwerking uitbesteed, ben je altijd op de hoogte.
- Geld besparen:
Het inhuren van een salariskantoor dat per loonstrook afrekent, is voor kleine organisaties een uitkomst. Echter, naarmate je personeelsbestand groeit, lopen de kosten hiervoor ook op. Het is dan ook niet verwonderlijk dat organisaties investeren in salarissoftware en opleidingen zodat deze vaardigheid intern wordt ontwikkeld en dit op de lange termijn geld bespaart.
- Zelf automatiseren:
Tegenwoordig is het eenvoudig om tijdrovende processen te automatiseren en zo fouten te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is de salarisverwerking. Het loon dat een werknemer ontvangt, wordt beïnvloed door verschillende factoren. Met salarissoftware kun je dit hele proces automatiseren.
De nadelen van de loonadministratie zelf doen
- Het is tijdrovend:
De loonadministratie zelfstandig doen is een tijdrovende klus. Tijd die je niet kunt besteden aan jouw core business, aan projecten of klanten die geld opleveren. Zeker als je ervoor kiest om de loonadministratie met de hand te doen.
- Kans op boetes:
Wanneer je eigenhandig een loonadministratie start, moet je ervoor zorgen dat je dit correct doet en alle vereiste berekeningen en belastingen naleeft. Wanneer je dit niet doet, overtreed je mogelijk de wet en loop je risico op boetes.
- Investeren in software:
Het implementeren van loonadministratie software kost natuurlijk ook geld, maar dit bedrag is op de lange termijn lager dan het inhuren van een salarisadministrateur. Daarnaast kost het tijd om medewerkers op te leiden om de software onder de knie te krijgen.
- Niet genoeg kennis:
De medewerker die aangesteld wordt om de loonadministratie uit te voeren, moet kennis hebben van zaken rondom het salaris van personeel. Daarnaast moet zij/hij ook op de hoogte blijven van de veranderde CAO’s en de regels omtrent wet- en regelgeving.
Gelukkig is er BCS en kun je met onze salarissoftware veel HR en salarisprocessen eenvoudig, automatisch en correct uitvoeren. Wij houden je up-to-date, beantwoorden jouw HR vragen en kunnen je zelfs helpen met diverse (software)trainingen
De loonadministratie zelf opzetten in 6 stappen:
De loonadministratie omvat alles van het opzetten van jouw bedrijf als werkgever tot het betalen van jouw werknemers, Belastingdienst en andere bijbehorende zaken. Deze gids vertelt hoe je zelf de loonadministratie kan doen in 6 stappen.
Stap 1: Volg de wettelijke eisen
Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van alle wettelijke eisen waaraan jouw loonadministratie aan moet voldoen. Een goede start voor het opzetten van je salarisadministratie is de handleiding “Handboek Loonheffingen” van de Belastingdienst. Dit document wordt jaarlijks door de Belastingdienst opgesteld met daarin alle nieuwe verplichtingen rondom de loonheffingen.
De Belastingdienst stuurt werkgevers geregeld informatie toe die onmisbaar is voor het uitvoeren van de loonadministratie. Het is aan te raden om bij de Belastingdienst aan te geven dat je zelf de loonadministratie gaat doen. Dan kunnen zij altijd helpen wanneer nodig.
Stap 2: Besluit wie de loonadministratie gaat doen
Hoewel eigenaren van MKB-bedrijven over het algemeen vertrouwd zijn in het product of de dienst die ze aanbieden, heeft niet iedereen de ervaring en tijd om alle zaken rondom het salaris te beheren. Het eigenhandig bijhouden van een loonadministratie is nauwkeurig werk en kost een hoop tijd.
Het is slim om te bekijken wie de juiste verantwoordelijke hiervoor is. Ga je het zelf doen, laat je het over aan een financiële medewerker of geef je de taak aan de afdeling HR? Als je veel werknemers hebt, is het slim om een afzonderlijke salarisadministrateur in dienst te nemen.
Stap 3: Onderhoud je kennis van loonadministratie
Zoals we al aangaven, komen er diverse werkzaamheden kijken bij het opzetten van een salarisadministratie. Bij veel van deze werkzaamheden is het belangrijk dat er de juiste kennis is om de loonadministratie correct te verwerken.
Tegenwoordig zijn er diverse spoedcursussen, boeken en trainingen om medewerkers met een flinke basiskennis van loonadministratie te voorzien. Het inschrijven bij een vak gerelateerde nieuwsbrief zorgt er daarnaast ook voor dat je altijd up-to-date bent met het laatste nieuws rondom HR en salarisadministratie. Wil je een nieuwe medewerker op laten leiden, dan kan een van onze trainingen een uitkomst bieden.
Stap 4: Beslis hoe je de loonadministratie gaat bijhouden
Zelf de loonadministratie doen, is mogelijk op twee manieren:
Optie 1: Loonadministratie in Excel
Een goedkope oplossing is het starten van je loonadministratie met de hand, bijvoorbeeld middels Excel. Belangrijk is wel dat je veel kennis moet hebben van administreren en heel precies te werk moet gaan, want een foutje is snel gemaakt en dat kan vervelende gevolgen hebben. Deze gedateerde manier van werken kost over het algemeen veel tijd en is niet erg efficiënt.
Optie 2: Loonadministratie via software
Loonadministratie software bespaart je veel tijd op handmatig de salarisverwerking te doen, omdat veel terugkerende processen geautomatiseerd zijn: van het invoeren van wijzigingen tot een automatische controle op de salarisverwerking. Tegenwoordig heb je een lange lijst aan diverse softwarepakketten waar je uit kan kiezen.
Er zijn twee soorten salarisprogramma's: offline (lokaal) en online (in de cloud). Die laatste wordt ook wel Saas genoemd, wat staat voor Software as a Service. Met Saas zijn gegevens altijd en overal online beschikbaar. Het maakt niet uit in welke internetbrowser je je bevindt. Tevens blijf je altijd up-to-date met de laatste actuele versie van de loonadministratie software.
Stap 5: Kies de juiste salarissoftware
Wanneer je bij stap 4 besluit om te kiezen voor loonadministratie software, dan is het slim om de verschillende aanbieders met elkaar te vergelijken. We hebben enkele tips waar je op moet letten bij het kiezen van een loonadministratie softwarepakket:
- Het softwarepakket heeft alle functionaliteiten die je nodig hebt om aan de eisen van de Belastingdienst te voldoen
- Het softwarepakket moet gebruiksvriendelijk zijn
- Het softwarepakket krijgt regelmatig updates
- Het softwarepakket is eventueel te koppelen aan andere programma's, zoals een ERP systeem
- De aanbieder verzorgt softwaretrainingen om je alles te leren over het pakket
- De aanbieder heeft een goed bereikbare helpdesk met kennis op het gebied van HR en salarisadministratie
- Het softwarepakket heeft een goede prijs-kwaliteitverhouding
- Het softwarepakket staat goed bekend en wordt door veel salarisadministrateurs gebruikt
Starters
Heb je net een, twee of drie medewerkers in dienst genomen? Investeer dan niet in salarissoftware, maar besteed de loonadministratie dan uit aan een partner. Jouw kleine team kan zich dan volledig inzetten voor jouw klanten en producten, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over de loonadministratie.
Meer over uitbesteden
Kleine organistaties
Voor eigenaren van (kleine) MKB-bedrijven raden we aan Delta te proberen. Delta is een compleet softwarepakket dat zaken uitvoert als loonheffingen berekenen, werknemers uitbetalen en meer. Naarmate jouw organisatie groeit, kun je ook extra modules toevoegen, zoals HR-administratie of ziekteregistratie.
Meer over Delta
Middelgrote organisaties
Heb je een middelgrote onderneming met flink wat werknemers? Dan raden we je aan om het salaris- en personeelssysteem Polaris te checken. HRM processen zoals in-, door- en uitstroom worden volledig ondersteund. Ook bieden onderdelen, zoals urenregistratie en personeelsplanning, de uitkomst voor grote organisaties.
Meer over Polaris
Stap 6: Laat een loonadministratie expert meekijken
Ook als je besluit om de salarisadministratie zelf te doen, is het verstandig om minstens een of twee keer per jaar een ervaren salarisadministrateur naar je cijfers te laten kijken. Denk hierbij aan het maken van een jaaropgave of tijdens de aangifte van de inkomstenbelasting. Dan ben je verzekerd van professioneel toezicht en heb je een correct overzicht van je jaarcijfers. Bovendien heb je altijd iemand achter de hand die je vragen kunt stellen over de salarisadministratie als je er zelf niet helemaal uit komt.
Of je er nu voor kiest om met onze software aan de slag te gaan of toch de loonadministratie uit te besteden, een standaard service van BCS is dat wij er altijd zijn voor al jouw vragen over HR en de salarisadministratie. Onze helpdesk met ervaren salarisadministrateurs staat voor je klaar, voor werkgevers en werknemers.
