Als werkgever heb je je zaken goed geregeld met je medewerkers. Je hebt een leuk team om je heen verzameld met elk hun eigen capaciteiten en alle inspanningen worden maandelijks gewaardeerd met een passend salaris. Toch ontkom je er niet aan dat medewerkers soms extra kosten maken.
Het is fijn als deze kosten gewoon gemaakt en gedeclareerd kunnen worden, zodat medewerkers onverstoord hun werk kunnen doen. Dit zijn de meest voorkomende extra kosten die medewerkers aan hun werkgevers declareren.
- Consumpties en maaltijden: Een zakelijke lunch of diner of een kopje koffie onderweg.
- Reiskosten: Een bus- of treinkaartje, parkeerkosten, tolgelden of extra gereden kilometers buiten de maandelijkse reiskostenvergoeding.
- Zakenreis: De kosten voor een vliegreis of hotelovernachtingen
- Studie of cursussen: De kosten voor een cursus, congres of event, vakliteratuur of volledige opleiding (vaak ook direct door werkgever betaald).
- Overuren: Extra uren die niet binnen het contract vallen, wanneer er geen tijd-voor-tijd afspraken zijn.
- Overig: Ook telefoonkosten, internetvergoedingen, kantoorartikelen en representatiekosten behoren tot de declaratiesoorten.
Declaraties binnen de WKR
De werkkostenregeling (WKR) is sinds 2015 een verplichte regeling. Werkgevers krijgen de mogelijkheid om goederen of zaken belastingvrij te verstrekken aan medewerkers. Aan deze onbelaste vergoedingen zit wel een maximum, de zogenaamde 'vrije ruimte'. Die wordt bepaald als een vast percentage van de fiscale loonsom. Ga je eroverheen, dan betaal je een eindheffing van 80%.
Declaraties vallen niet onder de vrije ruimte. Naast de vrije ruimte zijn er namelijk nog drie andere mogelijkheden om goederen of zaken belastingvrij aan werknemers te vergoeden, namelijk intermediaire kosten, een gerichte vrijstelling en nihilwaardering. Declaraties vallen onder intermediaire kosten en zijn dus vrijgesteld van de vrije ruimte.
Declaratie software van BCS
Moeten jouw medewerkers hun declaraties nog op papier of via de mail indienen? Met de ESS en MSS software van BCS geef je medewerkers en hun leidinggevenden de mogelijkheid om zelf personeelszaken te regelen. Zo kunnen medewerkers heel eenvoudig hun declaraties indienen en laten goedkeuren door een leidinggevende. Enkele voordelen daarvan zijn dat er minder vragen vanuit medewerkers komen en leidinggevenden automatisch een bericht krijgen ter goedkeuring. Dat scheelt tijd en maakt het proces een stuk efficiënter.
Ook brengt onze slimme software je gebruikte vrije ruimte in kaart door middel van een handig en overzichtelijk rapport. Dit om te voorkomen dat je over de vrije ruimte heengaat. In onze loonadministratie software zit namelijk een WKR optie waarmee je alle bedragen kunt bijhouden die je aan het personeel schenkt of netto uitbetaalt, zodat de eventueel te betalen eindheffing voor de WKR automatisch in de loonaangifte naar de Belastingdienst wordt meegenomen.
