Krijg meer inzicht in personeelsgegevens en verlaag de administratieve last
Personeelsadministratie omvat alle administratie rondom je personeel, in de breedste zin van het woord. Met een goede personeelsadministratie heb je overzicht over alle relevante personeelsgegevens die je maar wil inzien. En door deze administratie te digitaliseren, verminder je ook nog eens de werkdruk van de HR-afdeling. Wij leggen je precies uit hoe personeelsadministratie werkt en hoe je dit effectief kunt uitbesteden.
Hoofdstukken
- Personeelsadministratie: wat is dat?
- Personeelsadministratie uitbesteden.
- Software voor personeelsadministratie.
- Personeelsadministratie systeem.
- Stappenplan personeelsadministratie online beheren.
Personeelsadministratie: wat is dat?
Bij personeelsadministratie spreken we van alle relevante informatie rondom de werknemers van een organisatie, inclusief de administratieve taken die hieraan gekoppeld zijn. Voorbeelden hiervan zijn gegevens over het salaris, het verlof en de arbeidsovereenkomst. Personeelsadministratie is niet alleen handig, maar verschillende onderdelen zijn ook wettelijk verplicht. Het is dus belangrijk dat de personeelsadministratie altijd goed op orde is.
Personeelsadministratie is dus een essentieel onderdeel van je bedrijf. Het zorgt voor overzicht, je voldoet ermee aan de wet- en regelgeving en het zorgt er ook voor dat je inzicht hebt in de wensen en behoeften van je werknemers. Want als de administratie op orde is, krijgen werknemers netjes op tijd betaald en ontstaat er geen miscommunicatie op vlakken zoals verlofaanvraag. Daarnaast zorgt een goede administratie voor transparantie, wat een cruciaal component is binnen een gezonde organisatie. Door alles goed op orde te hebben bevorder je de tevredenheid van je werknemers en daarmee hun productiviteit, en voorkom je ook problemen met de overheid aangezien je aan alle regels voldoet.
Je kunt de personeelsadministratie handmatig doen, maar je kunt deze processen ook automatiseren. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van HRM software. Digitale en geautomatiseerde personeelsadministratie is namelijk veel gestructureerder en efficiënter. HR-professionals hoeven hiermee namelijk minder tijd te besteden aan administratieve taken die veel tijd kosten. Door deze taken te automatiseren hebben de professionals meer tijd om zich te richten op belangrijke vraagstukken zoals het welzijn van de werknemers en doorgroeimogelijkheden. Daarnaast zorgt online personeelsadministratie ervoor dat waardevolle inzichten eerder aan het licht komen. Dit heeft als gevolg dat het beleid op effectieve wijze kan worden aangescherpt, op basis van echte data en feiten.
Personeelsadministratie uitbesteden
Personeelsadministratie neemt veel kostbare tijd in beslag. Daarom is het veel efficiënter om dit deel van de organisatie uit te besteden. Alle processen binnen de HR-afdeling worden namelijk geoptimaliseerd waardoor de HR-professionals zich kunnen focussen op wat er echt toe doet op het gebied van werknemerszaken. En naast dat je aanzienlijk op tijd bespaart door de personeelsadministratie uit te besteden, bespaar je ook enorm op kosten. Het handmatig beheren van de administratie kost namelijk veel geld, en door dit proces te digitaliseren vallen deze kosten dus voor het grootste gedeelte weg.
De personeelsadministratie uitbesteden is natuurlijk ook een investering, maar die is echter wel lager dan de investering in administratief personeel. Daarbij profiteer je bij uitbesteding ook van de expertise van externe dienstverleners, die je weer kunnen helpen met het optimaliseren van complexe administratieve vraagstukken en het nauwkeuriger verwerken van alle administratie. Daarnaast is het digitaliseren van je personeelsadministratie zeer efficiënt wanneer jouw organisatie meerdere vestigingen heeft. Op die manier kan namelijk iedere locatie dezelfde informatie inzien, waarbij dat met handmatige administratie veel lastiger gaat.
Door gebruik te maken van een externe partij voor je personeelsadministratie weet je ook zeker dat je de wet- en regelgeving in goede orde naleeft. Organisaties die HRM systemen aanbieden zijn namelijk altijd op de hoogte van de nieuwste veranderingen. Daarom ben je met uitbesteding verzekerd van een administratie die voldoet aan alle actuele voorwaarden.
Heb je het idee dat jouw personeelsadministratie ook gestroomlijnder kan? Maak dan gebruik van onze personeelsadministratie software. Deze helpt jou namelijk met het optimaliseren van alle HR-processen, zodat je complicaties voorkomt en de HR-professionals zich kunnen focussen op belangrijkere kwesties. Wil je eerst even kijken of deze software wat voor jouw organisatie is? Neem dan gerust contact op voor een gratis demo.
Software voor personeelsadministratie
Het gebruik van HR Analytics is onmisbaar in een organisatie die zich op intern Personeelsadministratie software maakt een wereld van verschil in de efficiëntie en nauwkeurigheid binnen een bedrijf. De mogelijkheden binnen deze software zijn zo goed als eindeloos. Hieronder bespreken we een aantal verschillende dingen die je kunt doen met personeelsadministratie software.
Opslag van personeelsgegevens
Aan de hand van een HR Analytics dashboard houd je alle beschikbare data op de meest overzichtelijke manier in de gaten. Hoeveel mensen nemen ontslag in het eerste jaar? Hoe is het werkverzuim? Wordt er veel overgewerkt en wat zijn de gevolgen hiervan? Dit zijn allemaal dingen die je meteen kunt inzien met behulp van een dashboard. Dit helpt HR-professionals om sneller te handelen wanneer ergens behoefte is aan verbetering. En door verbeteringen sneller door te voeren stimuleer je een lager personeelsverloop, minder verzuim en een hogere productiviteit!
Salarisverwerking
Het automatiseren van de salarisverwerking is een ware verademing voor veel HR-afdelingen. Dit zorgt er namelijk voor dat HR-professionals meer tijd hebben voor andere zaken, en dat fouten in de verwerking worden geminimaliseerd. Alle betalingen worden met deze software namelijk tijdig uitgevoerd en de gegevens zijn altijd correct. Dit zorgt natuurlijk voor blije werknemers, wat resulteert in een hogere productiviteit.
Verlofbeheer
Personeelsadministratie software helpt je ook met het beheren van het verlof. Binnen deze software kunnen werknemers namelijk gemakkelijk zelf verlof aanvragen. Het verlof van je werknemers wordt ook overzichtelijk in een kalender geplaatst zodat managers in één oogopslag kunnen zien wat de mogelijkheden zijn. Op die manier kunnen verzoeken binnen het systeem eenvoudig worden goedgekeurd of afgewezen. Deze manier van verlofbeheer is transparant en duidelijk, waardoor de gehele organisatie een goed beeld krijgt van de bezetting per periode.
Prestatiemanagement
Ook prestatiemanagement is een belangrijk onderdeel binnen HR. Dankzij personeelsadministratie software kunnen HR-professionals en managers meteen alle prestaties per werknemer inzien. Dit helpt enorm met het uitvoeren van analyses en evaluaties, wat helpt bij het creëren van een productief team. Met deze software kun je namelijk precies zien waar het talent zit, wat de ontwikkelpunten zijn en hoe je elke werknemer op een persoonlijke manier kan helpen.
Personeelsadministratie systeem
Wanneer je over wil stappen op een personeelsadministratie systeem, heb je de keuze uit verschillende soorten software. Zo kun je kiezen voor een cloud-based systeem, een on-premise systeem of een hybride systeem. Het kiezen van het juiste personeelsadministratie systeem is afhankelijk van verschillende factoren, zoals het type organisatie, de grootte hiervan, de branche en de specifieke wensen en behoeften. Daarom zal de overweging per organisatie ook anders zijn. Elk systeem heeft zijn eigen voor- en nadelen.
- Cloud-based personeelsadministratie: de software wordt geplaatst op externe servers. Jouw organisatie heeft toegang tot alle systemen via het internet. Iedereen binnen het bedrijf die toegang heeft tot de systemen kan dus altijd en overal gemakkelijk inloggen en informatie inzien. Cloud-based software is dus vooral handig voor bedrijven met meerdere vestigingen of teams die op afstand werken. Deze software voert ook automatisch updates en onderhoud uit, wat ervoor zorgt dat jouw IT-afdeling hier geen omkijken naar heeft. Het is alleen wel zo dat dit type extra gegevensbeveiliging en een goede internetverbinding vergt.
- On-premise personeelsadministratie: de software wordt geplaatst op interne servers en binnen het bedrijf gehouden. Met dit type software heb je dus meer controle over de gegevens die op de systemen worden opgeslagen. Voor organisaties die belang hebben bij hoge gegevensbescherming kan een on-premise dus de juiste oplossing zijn. Dit geldt ook voor organisaties die een minder stabiele internetverbinding hebben. Daarnaast kun je deze software, in tegenstelling tot cloud-based software, ook aanpassen op eigen voorkeuren. Daarentegen zijn de kosten hiervoor wel hoger en heb je een IT-team nodig voor het uitvoeren van updates en onderhoud.
- Hybride personeelsadministratie: de software wordt deels op interne en deels op externe servers geplaatst. Zo kun je bijvoorbeeld gevoelige informatie binnen het bedrijf houden, maar alle overige informatie door de cloud laten regelen. Dit zorgt voor veel flexibiliteit en veiligheid. Echter is dit wel een prijzige en complexe optie.
Welk systeem je kiest voor jouw organisatie, is dus geheel afhankelijk van de eerder genoemde factoren die per organisatie verschillend zijn. Heeft jouw organisatie bijvoorbeeld meerdere vestigingen of heb je teams die op afstand werken? Dan is een cloud-based systeem of hybride systeem een betere optie dan on-premise. Maar is het van groot belang dat alle data binnen de organisatie blijft en goed beveiligd wordt? Dan is een on-premise systeem juist weer interessant. Heb je vragen of twijfels over welk type het beste past bij jouw bedrijf? Neem dan gerust contact met ons op voor meer informatie.
Stappenplan personeelsadministratie online beheren
De personeelsadministratie online beheren brengt veel voordelen met zich mee. Maar hoe implementeer je deze nieuwe manier van werken eigenlijk in jouw organisatie? Wij helpen je met het onderstaande stappenplan.
- Breng je visie in kaart. Wat wil je bereiken met deze digitalisering? Wil je bijvoorbeeld managers meer grip geven? Of juist met zelfstandige teams werken?
- Bepaal de mate van digitalisering. Hiervoor kun je werknemers vragen stellen, zoals wat heb je van HR nodig? Wat moet HR over jouw afdeling weten? Welke programma’s worden er momenteel al gebruikt?
- Zet alle eisen onder elkaar. Denk hierbij aan eisen op het gebied van IT, ondersteuning en functionaliteiten. Hiermee krijg je een duidelijker beeld van wat jouw organisatie voor oplossing nodig heeft.
- Oriënteer je op de mogelijkheden. Onderzoek welke oplossing van welke leverancier het beste past bij de wensen die je in de vorige stappen hebt verzameld. Vraag ook altijd naar de mate van ondersteuning die een leverancier biedt.
- Stel een implementatieplan op. Hoe pak je dit project aan? Wie schakel je bij welke fase in?
- Kondig de verandering aan en train je werknemers. Communiceer duidelijk over implementatieplannen richting de betrokken werknemers. Faciliteer ook trainingen zodat werknemers na de implementatie goed van start kunnen.
- Evalueer en verbeter. Controleer na de implementatie hoe de digitalisering verloopt. Waar gaat het goed? Wat zijn de verbeterpunten? Is de werkwijze duidelijk genoeg? Je kunt hiervoor feedback vragen aan je werknemers.