Vijf tips waarmee je grip houdt op verlof, vakantiedagen en vakantiegeld
Als HR-professional ben je vrijwel dagelijks bezig met de drie V's. Iedere werknemer heeft immers recht op verlof, vakantiedagen en vakantiegeld. Maar wanneer doe je het goed? Je wilt dat medewerkers tevreden zijn, maar je wilt ook de regels goed toepassen én liefst tegen zo laag mogelijke kosten. In dit artikel geven we je handvatten voor de dagelijkse HR-praktijk!
Tip 1: Informeer medewerkers dat hun vakantiedagen gaan vervallen
Iedere werknemer heeft volgens de wet recht op vier werkweken vakantie. Als de werkweek bestaat uit 28 uur, dan betekent dat 112 uur aan vakantiedagen. Maar dat recht verloopt wel een keer. Zodra het jaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd zes maanden achter ons ligt, vervallen ze. Het is jouw plicht als HR-professional om dit op tijd te communiceren aan de medewerkers die hun vakantiedagen nog niet opgemaakt hebben. Net zoals de organisatie waarvoor je werkt het redelijkerwijs mogelijk moet maken om de vakantiedagen op te kunnen nemen.
Heb je medewerkers niet meerdere keren geïnformeerd dat ze voor 1 juli hun vakantiedagen van het vorige jaar op moeten maken? Dan blijven deze dagen vijf jaar geldig. Als de werknemer uit dienst gaat én de resterende vakantiedagen zijn niet opgemaakt, moet je de niet-gebruikte vakantiedagen uitbetalen. Het spreekt voor zich dat je dit liever wilt voorkomen, toch?
Tip 2: Gebruik bovenwettelijke dagen als arbeidsvoorwaarde
Veel organisaties bieden meer vakantiedagen aan dan wettelijk verplicht is. Begrijpelijk, want hiermee kun je bestaande medewerkers tevreden houden én nieuwe medewerkers makkelijker overtuigen. Deze bovenwettelijke dagen verjaren pas na vijf jaar en ze kunnen in overleg ook worden uitbetaald in plaats van opgenomen.
Als we het toch hebben over arbeidsvoorwaarden en medewerkers tevreden houden: keuzevrijheid en flexibele arbeidsvoorwaarden worden steeds populairder. We schreven hier al eerder een blog-artikel over.
Tip 3: Houd rekening met alle regels
De standaardregels rondom de 3 V’s kent elke HR-professional, zoals de vier werkweken vakantie, 8% vakantiegeld en de verjaartermijn van bovenwettelijke dagen. Maar houd je hoofd erbij als het gaat om situaties die afwijken van die standaard. Denk bijvoorbeeld aan deze regels:
- Medewerkers bouwen per maand vakantiedagen op. Ze hebben dus niet per definitie recht op al hun vakantiedagen voor het hele jaar op 1 januari;
- Zolang zieke medewerkers loon krijgen doorbetaald, bouwen ze gewoon vakantiedagen op;
- Als een medewerker zich volgens de juiste procedure ziekmeldt tijdens een vakantie, kunnen de vakantiedagen weer toegevoegd worden aan het totaal;
- Wil een ziekgemelde medewerker op vakantie, dan moet de werkgever daar toestemming voor geven;
- Gaat een medewerker uit dienst en zijn de resterende vakantiedagen niet opgemaakt? Dan moeten alle niet-opgenomen vakantiedagen worden uitbetaald volgens de formule ‘aantal uren x laatst verdiende uurloon’
- Medewerkers met een flexibel arbeidscontract bouwen vakantiedagen op voor elk uur dat zij werken. Communiceer hun aantal opgebouwde vakantiedagen regelmatig, bijvoorbeeld op de maandelijkse loonstrook.
Wil jij grip krijgen op verlof, vakantiedagen en vakantiegeld binnen jouw organisatie? Dan wordt het misschien eens tijd om te kiezen voor de HR- en Payroll software van BCS.
Tip 4: Bereken het vakantiegeld op maat
Als we je ‘s nachts wakker maken en je moet direct antwoorden, zeg je waarschijnlijk dat het vakantiegeld 8% van het loon bedraagt. En dat kan hoor, maar ook hier zijn er weer allerlei zaken waar je rekening mee moet houden en waardoor de hoogte van het vakantiegeld niet voor iedereen hetzelfde is.
Als een medewerker overuren heeft gedraaid, moet je deze bijvoorbeeld meetellen in je berekening. Zoek dus eerst goed uit hoe het zit met onregelmatige diensten, onregelmatigheidstoeslag of gevarentoeslag per medewerker. Het gaat namelijk om het volledige brutoloon, inclusief toeslagen en onregelmatige diensten.
Wist je trouwens dat jouw organisatie het vakantiegeld niet per se in mei of juni hoeft uit te betalen? Het kan ook per maand als dat vooraf goed gecommuniceerd is met de medewerkers. Dit kan ook administratief en qua liquiditeit beter uitkomen.
Tip 5: Wees flexibel met verlof
Verlof is niet hetzelfde als vakantie, al is in beide gevallen de medewerker afwezig. Het grote verschil is dat vakantiedagen altijd doorbetaald worden, maar verlofdagen niet altijd. In de cao, het personeelshandboek en/of het arbeidscontract staat omschreven welke soorten verlof betaald zijn en welke (deels) onbetaald.
Het kan lonen om flexibel om te gaan met verlofdagen. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een medewerker zorgverlof wil opnemen vanwege een familiesituatie. Door hierin meegaand te zijn, versterkt de loyaliteitsband met de medewerker zich. Die zet zich uiteraard liever in voor een werkgever die meedenkt tijdens een lastige privéperiode dan eentje die zich star aan de regeltjes houdt.
De route naar tevreden werknemers ontdekken? Download ons whitepaper en ga aan de slag!
