Een intranet kiezen? Dit zijn 6 belangrijke aandachtspunten!

4 min leestijd

Dit is waar je op moet letten bij het kiezen van een nieuw intranet

In moderne organisaties wordt interne communicatie steeds belangrijker. Wanneer je het goed op orde hebt, geeft het richting, stimuleert het samenwerking en versterkt het betrokkenheid. Een sociaal intranet helpt hierbij. We zien dat het aanbod aan intranetten en interne communicatieplatformen blijft groeien. Elke platform belooft meer interactie, betere samenwerking en grip op communicatie. Maar hoe bepaal je welke oplossing het beste past bij jouw organisatie en mensen? In dit artikel leggen we je zes belangrijke aandachtspunten voor die jou helpen bij het maken van de juiste keuze.

In het kort

Een intranet kiezen vraagt om meer dan het vergelijken van functionaliteiten. Het begint bij heldere organisatiedoelen en vraagt om een kritische blik op gebruiksgemak, toegankelijkheid, integraties, veiligheid en adoptie. Alleen als een platform aansluit op de behoeften van medewerkers en de organisatie, draagt het bij aan betere communicatie, samenwerking en betrokkenheid. Met de juiste aanpak leg je de basis voor een intranet dat niet alleen werkt, maar ook echt wordt gebruikt.

Een sociaal intranet, wat is dat ook alweer?

Voordat we de verschillende aandachtspunten langsgaan, zoomen we eerst even kort in op wat een intranet is. Een sociaal intranet is een interactief platform voor interne communicatie en samenwerking binnen organisaties. Het is de digitale plek waar medewerkers informatie delen, op de hoogte blijven van bedrijfsnieuws en waar betrokkenheid en samenwerking worden versterkt. Een sociaal intranet is geschikt voor zowel grote als kleine organisaties en helpt medewerkers verbonden te blijven, waar er ook wordt gewerkt.

Mocht je alles willen weten over het sociaal intranet als intern communicatieplatform, lees dan vooral ook dit verdiepende artikel.

Aandachtspunt 1: Vaststellen van organisatiedoelen

Voordat je begint met het kijken naar intranet oplossingen, doe je er goed aan eerst na te gaan wat je überhaupt ermee wilt bereiken. Zonder duidelijke vooraf bepaalde doelen loop je het risico te kiezen voor een platform dat weliswaar veel mogelijkheden biedt, maar onvoldoende bijdraagt aan de uitdagingen die je eigenlijk wilt oplossen.

Stel jezelf daarom deze vragen:

Welke rol moet het intranet spelen binnen onze organisatie?
Wat wil je bereiken: wil je de interne communicatie verbeteren, operationele processen stroomlijnen of betrokkenheid verhogen?
Welke doelen hebben prioriteit en welke kunnen eventueel later volgen?

Door de organisatiedoelen vooraf expliciet te maken, creëer je richting in het keuzeproces. Ze helpen je om prioriteiten te stellen, gerichter te beoordelen welke oplossingen passen bij je organisatie en later ook om het succes van het sociaal intranet te meten.

Aandachtspunt 2: Ken en toets de functionaliteiten

Aan intranetten geen gebrek. Elk platform beschikt over eigen functionaliteiten en belooft ondersteuning bij communicatie, samenwerking en productiviteit. Juist daarom is het belangrijk om verder te kijken dan alleen losse features. De vraag is niet “wat kan het intranet” maar “wat hebben we nodig om de organisatiedoelen te realiseren.”

Probeer de functionaliteiten per oplossing te toetsen aan de organisatiedoelen die je eerder hebt opgesteld. Dat vraagt om een kritische blik. Welke functies dragen daadwerkelijk bij aan betere interne communicatie, meer betrokkenheid en efficiëntere processen? En welke mogelijkheden zijn misschien interessant, maar op dit moment minder relevant voor jouw organisatie?

Aandachtspunt 3: De toegankelijkheid van een sociaal intranet

Een goed intranet moet voor alle medewerkers toegankelijk zijn, ongeacht waar er wordt gewerkt, welk apparaat wordt gebruikt of hoe digitaal vaardig men is. Een goede mobiele ervaring is net zo belangrijk als een rijke desktopomgeving. Zeker voor medewerkers die veel onderweg zijn, op verschillende locaties werken of geen vaste werkplek hebben. Hoe lager de drempel, hoe groter de kans dat medewerkers het intranet daadwerkelijk gaan gebruiken.

Wij zien het dan ook steeds vaker gebeuren dat organisaties ervoor kiezen ook een sterke mobiele variant van het intranet aan hun medewerkers te bieden. Herkenbaar en consistent. Via een geïntegreerde desktop- en mobiele ervaring, bied je gebruikers dezelfde vertrouwde omgeving, of ze nu achter hun laptop zitten of hun smartphone gebruiken. Dat zorgt voor duidelijkheid, herkenning en continuïteit in de interne communicatie.

Lees de case: New Energy Systems

New Energy Systems maakte de afgelopen jaren een indrukwekkende groei door, waardoor het personeelsbestand in korte tijd verviervoudigde. Die groei bracht nieuwe uitdagingen met zich mee op het gebied van interne communicatie. Waar korte lijnen voorheen volstonden, ontstond er een wildgroei aan groepen en communicatiekanalen. Met het intranet van BCS werd de stap gezet naar één centrale digitale omgeving, waarmee communiceren sneller, effectiever en makkelijker verloopt. De volledige case lees je op onze website.

Aandachtspunt 4: Integraties en uitbreidbaarheid

Medewerkers werken dagelijks met verschillende systemen en applicaties. Door slimme integraties tussen het intranet en bijvoorbeeld CRM-, LMS- en HR-systemen, creëer je overzicht en gebruiksgemak en voorkom je dat medewerkers voortdurend moeten schakelen tussen losse tools. Ook extra features zoals Signle Sign On en automatische gebruikersprovisioning kunnen erg handig zijn.

Bij BCS zien we integraties en uitbreidbaarheid dan ook als een randvoorwaarde voor een toekomstbestendig intern communicatieplatform. Onze intranet oplossing kan naadloos koppelen met een breed scala aan applicaties en software, waardoor het intranet makkelijk kan meegroeien met veranderingen. Wil je hier meer over weten? Plan dan gerust een verkennend gesprek.

Aandachtspunt 5: Beveiliging en privacy

Beveiliging en privacy zijn cruciale aandachtspunten bij het kiezen van een intranet of een intern communicatieplatform. Niet alleen omdat wet- en regelgeving dit vereist, maar vooral omdat je als organisatie een professionele en betrouwbare digitale omgeving wilt bieden aan je medewerkers.

Een sociaal intranet bevat namelijk gevoelige informatie, waaronder persoonlijke gegevens, interne documenten en strategische informatie. Juist daarom is het belangrijk dat beveiliging en privacy niet pas achteraf worden toegevoegd, maar vanaf het allereerste moment zijn meegenomen. Kijk bijvoorbeeld goed of een oplossing van een aanbieder volledig voldoet aan de AVG en ISO 27001-gecertificeerd is.

Aandachtspunt 6: Implementatie en adoptie

Een nieuw intranet levert pas waarde op wanneer medewerkers het ook echt gebruiken. Adoptie is daarom, wat ons betreft, een van de belangrijkste KPI’s. Onze implementatieaanpak bestaat dan ook uit vier overzichtelijke fases waarmee we platformadoptie vanaf de start maximaliseren.

Aftrappen en opzetten

Samen bepalen we doelstellingen, rollen en planning. We richten de technische basis in, van huisstijl en SSO tot gebruikerssynchronisatie en integraties.

Ontwerp en configuratie

In interactieve sessies ontwerpen we de structuur van kanalen, groepen en informatiestromen. Door dit samen te doen ontstaat eigenaarschap.

Vullen en lanceren

We zorgen voor relevante content en begeleiden de lancering met gerichte interne communicatie en zichtbare betrokkenheid van management.

Activatie en evaluatie

Na livegang stopt het niet. Met gerichte activatie-acties, communitymanagement en continue begeleiding ondersteunen we gewenst gedrag.

Een intranet kiezen is dus geen puur technische beslissing, maar een strategische keuze die direct invloed heeft op hoe medewerkers samenwerken, communiceren en zich verbonden voelen met de organisatie. Door vooraf duidelijke doelen te stellen, kritisch te kijken naar functionaliteiten en aandacht te hebben voor toegankelijkheid, integraties, veiligheid en adoptie, leg je een stevige basis voor succes. Zo kies je niet alleen een platform, maar creëer je een digitale werkomgeving die echt werkt voor je mensen.

Vond je dit een interessant artikel en wil je meer inzichten die je helpen bij het maken van de juiste intranetkeuze? Lees dan ons whitepaper "Hoe kies je het juiste intranet" op onze website.

Hulp nodig bij het kiezen van een intranet?

Lees het
whitepaper hier!

Vorige blog