Payroll software voor administratiekantoren: meer grip op salarisverwerking met minder handmatig werk

Dit is hoe payroll software helpt om terugkerende werkzaamheden slimmer te organiseren

Als administratiekantoor wil je jouw klanten een betrouwbare salarisadministratie bieden. Maar hoe meer werkgevers je bedient, hoe meer mutaties, controles, deadlines en vragen er op je afkomen. Veel van die werkzaamheden zijn noodzakelijk, maar hoeven niet allemaal handmatig te gebeuren. Want tijd die opgaat aan controles, berekeningen of het doorsturen van documenten, kun je niet besteden aan klanten die jouw expertise nodig hebben. Herkenbaar? Dan is deze blog voor jou. Je leest namelijk hoe goede payroll software helpt om juist die terugkerende werkzaamheden slimmer te organiseren. Het resultaat? Grip op iedere salarisadministratie, zonder dat de administratieve lasten meegroeien.

Salarisadministratie voor meerdere klanten vraagt om overzicht

Een correcte salarisverwerking vraagt iedere maand opnieuw om je aandacht. Zeker wanneer je administraties voor meerdere werkgevers beheert. Heeft een klant alle mutaties op tijd aangeleverd? Loopt er binnenkort een tijdelijk contract af? Is een collectieve loonsverhoging vanuit de cao van toepassing? En zijn de gegevens op de loonstrook correct voordat de definitieve verwerking plaatsvindt?

We snappen dat hoe meer klanten je bedient, hoe lastiger het wordt om al deze momenten handmatig te bewaken. Kleine controles kosten afzonderlijk misschien weinig tijd, maar tellen over tientallen administraties snel op. Bovendien kan een gemiste wijziging leiden tot extra correcties achteraf.

Ons advies: maak gebruik van payroll software. Dankzij automatische signaleringen wanneer daadwerkelijk actie nodig is, wordt een belangrijk deel van het controlewerk uit handen genomen. Zo geeft HR Essentials, ons eigen salarispakket, een melding wanneer een relevante cao-wijziging moet worden doorgevoerd of een (tijdelijk) contract afloopt. Met preview-loonstroken kan de salarisadministrateur bovendien vóór de definitieve verwerking controleren of de gegevens kloppen. 

Nu al nieuwsgierig geworden naar HR Essentials?
Vraag dan vandaag nog een demo aan!

Minder handmatig werk bij iedere salarisverwerking

Niet iedere salarisadministratie vraagt iedere maand evenveel aandacht. Sommige klanten leveren meerdere mutaties aan, terwijl er bij andere werkgevers nauwelijks iets verandert. Maar uiteindelijk moeten alle administraties op tijd worden verwerkt. Wanneer je dit voor tientallen klanten doet, kunnen juist deze terugkerende handelingen ongemerkt veel tijd kosten.

Met payroll software kun je een deel van dit werk automatiseren. Binnen HR Essentials kan bijvoorbeeld een uiterste verwerkingsdatum worden ingesteld voor werkgevers zonder mutaties. Is er niets gewijzigd? Dan wordt de salarisverwerking automatisch op de afgesproken datum uitgevoerd. De salarisadministrateur hoeft hiervoor niet iedere administratie afzonderlijk te openen en te verwerken.

Ook bij vragen van klanten kan meer zelfstandigheid tijd besparen. Denk aan een medewerker die wil weten wat een salarisverhoging netto betekent of een werkgever die verschillende salarisscenario's wil vergelijken. Met een proforma-berekening kan de salarisadministrateur dit zelf direct inzichtelijk maken. Zo gaat automatisering niet alleen over sneller salarissen verwerken. Het helpt vooral om routinematige handelingen te beperken, zodat er meer tijd overblijft voor uitzonderingen, controles en persoonlijk advies aan klanten.

Slimmer samenwerken met klanten

Wij weten als geen ander dat een salarisadministratie uit veel meer bestaat dan het verwerken van lonen. Ook de uitwisseling van informatie tussen administratiekantoor en klant vraagt iedere maand aandacht. Loonstroken en andere salarisdocumenten handmatig verzamelen en doorsturen kost tijd en maakt het proces bovendien onnodig foutgevoelig.

Door klanten zelf gecontroleerd toegang te geven tot hun salarisdocumenten, kan een groot deel van die informatie-uitwisseling eenvoudiger worden georganiseerd. In HR Essentials kan een klant daarom een eigen, afgeschermde omgeving krijgen waarin alleen de voor die werkgever relevante documenten en gegevens beschikbaar zijn. Als administratiekantoor behoud je ondertussen vanuit één login toegang tot de verschillende werkgevers die je beheert. Dat vermindert het aantal handmatige overdrachtsmomenten en maakt de samenwerking overzichtelijker.

Payroll software én actuele kennis gaan hand in hand

Wet- en regelgeving verandert voortdurend en ook cao-wijzigingen kunnen gevolgen hebben voor de administraties die je beheert. Als administratiekantoor wil je daarom niet alleen beschikken over goede software, maar ook op tijd weten wanneer veranderingen om actie vragen.

Technologie heeft hierbij een belangrijke ondersteunende rol. Zo geeft HR Essentials alleen een cao-signalering wanneer een collectieve loonsverhoging daadwerkelijk van toepassing is op een administratie. Daarnaast helpen wij administratiekantoren met een uitgebreide kennisbank en serviceberichten over relevante ontwikkelingen. Rond de overgang naar een nieuw kalenderjaar informeren we bijvoorbeeld actief over wijzigingen die gevolgen kunnen hebben voor salarisadministraties. Op deze manier komen software en actuele kennis samen.

Meer grip op salarisadministratie met HR Essentials van BCS

Als administratiekantoor wil je zoveel mogelijk tijd besteden aan werkzaamheden waarbij jouw kennis en advies daadwerkelijk het verschil maken. Niet aan terugkerende handelingen die slimmer georganiseerd of geautomatiseerd kunnen worden. Goede payroll software helpt je daarbij, zonder dat je de controle over de salarisadministratie uit handen geeft.

Met HR Essentials profiteer je als administratiekantoor onder andere van:

• Minder handmatig werk en meer controle
• Tijdige en relevante signaleringen
• Meer zelfstandigheid bij pro-forma berekingen
• Een efficientere samenwerking met klanten
• Meer overzicht over verschillende administraties
• Actuele kennis en ondersteuning van onze in-house salarisexperts

Zo’n zeventig administratiekantoren werken dagelijks met onze software. HR Essentials helpt om terugkerende werkzaamheden te verminderen, fouten te voorkomen en de samenwerking met klanten overzichtelijker te organiseren. Daarbij houd jij de regie over de salarisadministratie, terwijl de software ondersteunt.

Wil je zelf ervaren hoe HR Essentials jouw administratiekantoor kan ondersteunen? Vraag een demo aan en ontdek de mogelijkheden!