Met een MSS systeem kunnen managers op zelfstandige wijze meer administratieve taken uitvoeren die normaliter bij HR lagen. Dit zorgt ervoor dat de HR-afdeling meer ruimte krijgt voor andere vraagstukken en de workflow voor alle betrokken werknemers wordt geoptimaliseerd. Hoe dit precies in zijn werk gaat en wat de voordelen zijn, leggen we je graag uit in dit artikel.
Manager Self Service (MSS) is een digitale oplossing die de administratieve last van je HR-afdeling verlaagt. Met een MSS systeem kunnen jouw managers namelijk zelf HR-gerelateerde administratieve taken uitvoeren en relevante gegevens inzien. Dit bespaart HR-professionals een hoop routinewerk, waardoor ze tijd overhouden om zich te richten op complexere vraagstukken zoals bijvoorbeeld aanpassingen aan het beleid. Daarom is het gebruiken van een MSS systeem zeer efficiënt en kostenbesparend.
De eerste MSS systemen zijn ontwikkeld na het jaar 2000, toen veel HR-processen werden gedigitaliseerd. Op dat moment merkten veel organisaties al dat de implementatie van zo’n systeem zorgt voor meer efficiëntie. Maar het viel ook op dat de betrokkenheid van het management groter werd. Beide bevindingen zijn vandaag de dag nog steeds grote voordelen van een MSS systeem.
Door een MSS systeem te gebruiken, verlaag je dus de werkdruk van je HR-afdeling door je managers meer verantwoording te geven. Via een MSS portal kunnen managers namelijk verschillende processen oppakken zoals het goedkeuren en beheren van verlof, prestaties analyseren, gegevens van werknemers bijwerken en ziekmeldingen doorgeven. De meeste MSS systemen werken cloud-based, waardoor ze eenvoudig via het internet te gebruiken zijn.
Een van de voornaamste manieren waarop MSS software wordt gebruikt, is voor het regelen van verlof. Dit kan voor de HR-afdeling best een tijdrovende taak zijn, waardoor er geen ruimte overblijft voor kwesties die de ontwikkeling van de organisatie bevorderen. Maar met een MSS systeem kunnen managers verlofaanvragen gemakkelijk zelf goedkeuren, afwijzen en beheren. En dat brengt ons gelijk bij Employee Self Service (ESS) software. Hiermee kunnen werknemers namelijk, onder meer, zelf hun verlof aanvragen via het systeem, zonder tussenkomst van HR. Door op deze manier met elkaar samen te werken wordt de administratieve last van de HR-afdeling aanzienlijk minder en wordt de efficiëntie van de HR-processen binnen de organisatie enorm verhoogd.
Een MSS systeem is dus vrijwel onmisbaar voor een goed gestroomlijnde organisatie. Met deze software kan iedereen namelijk zijn steentje bijdragen aan het creëren van een optimale workflow voor alle afdelingen. En een optimale workflow betekent optimale productiviteit, en dus optimaal succes voor iedereen!
Het gebruiken van een MSS systeem heeft talloze voordelen voor je organisatie. Allereerst natuurlijk de grootste: bevordering van de algehele efficiëntie. Door een MSS systeem te implementeren hebben managers namelijk direct toegang tot relevante functies die anders werden geregeld door HR. Maar omdat de managers er nu zelf bij kunnen, kunnen ze administratieve taken op het gebied van HR zelf uitvoeren. En omdat de HR-afdeling nu minder routinewerk op de stapel heeft liggen, blijft er tijd over voor belangrijkere zaken die anders minder snel aan bod zouden komen. Al met al bespaar je met zo’n MSS systeem enorm veel tijd en dus ook kosten.
Waar je ook kosten door bespaart, is de verlaagde kans op incorrecte gegevens. Managers dragen nu namelijk zelf verantwoording over het invoeren en bijwerken van gegevens van medewerkers. Doordat de manager nu direct de gegevens kan invoeren in plaats van deze gegevens over te dragen naar HR die het vervolgens nog moet invoeren, verklein je de kans enorm op fouten die eventueel gemaakt kunnen worden in de tussentijd. Daarom draagt een MSS systeem bij aan de nauwkeurigheid van de gegevens binnen je organisatie, wat de kwaliteit van je data en eventuele onderzoeken verbetert.
Verder bevorder je ook de tevredenheid en betrokkenheid van je managers door een MSS systeem te implementeren. Zij krijgen hierdoor namelijk een groter gevoel van autonomie, en door dit gevoel van controle en verantwoordelijkheid voelen ze zich ook eerder gewaardeerd binnen hun functie. Dit heeft als gevolg dat managers gemotiveerder worden en zich meer zullen inzetten voor de organisatie. Daarnaast kunnen managers via een MSS portal 24/7 gegevens inzien waardoor ze op elk gewenst moment iets kunnen afhandelen zonder te hoeven wachten op HR.
Al deze voordelen dragen bij aan een optimaal werkende organisatie, waarbij iedereen de ruimte heeft om zich te richten op de belangrijkste werkzaamheden binnen zijn functie. Lijkt dit jou ook een waardevolle oplossing voor jouw bedrijf? Probeer dan de MSS software van BCS HR Software en laat je overrompelen door efficiëntie!
Overstappen op een MSS systeem is een verandering waar de HR-afdeling en managers even aan moeten wennen. Daarom is het van groot belang om deze overgang zo soepel mogelijk te maken. Hiervoor kun je het onderstaande stappenplan volgen.
Mocht je nog vragen hebben over het implementeren van een MSS systeem, dan helpen wij je hier graag bij. Neem dus gerust contact met ons op voor meer informatie.
Wanneer je als organisatie gebruikmaakt van een MSS systeem, is het belangrijk dat je rekening houdt met de veiligheid en privacy die hieraan verbonden is. Je bewaart immers veel waardevolle gegevens op de software, en het is cruciaal om deze goed te beschermen. Je kunt de gegevens op de MSS software op de volgende manieren beveiligen:
Verder dien je ook rekening te houden met de actuele privacyrichtlijnen. De belangrijkste is natuurlijk de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), maar je hebt ook te maken met andere richtlijnen zoals bijvoorbeeld dataretentie en transparantie. Het is dus belangrijk dat je op de hoogte bent van alle wet- en regelgeving die van toepassing is en hier de juiste maatregelen voor neemt. Op die manier voorkom je vervelende situaties zoals misverstanden, datalekken en wettelijke kwesties. Daarbij bevordert dit ook het vertrouwen dat jouw werknemers hebben in de organisatie.
De kosten van een MSS systeem verschillen op basis van een aantal factoren. Hierbij kun je denken aan de omvang van jouw organisatie, de gewenste complexiteit van de software en het soort systeem. Om je een duidelijk beeld te geven van de opties, bespreken we de mogelijkheden hieronder.
On-premise MSS systeem
Een on-premise MSS-systeem wordt op je eigen servers geïnstalleerd. Dit betekent dat je eenmalig investeert in de aanschaf. Vergeet echter niet de kosten van het onderhoud. De initiële kosten zijn hoger dan die van een cloud-based systeem, maar een on-premise systeem biedt wel meer controle en veiligheid als het gaat om de gegevens. Verder ligt de gemiddelde ROI tussen de 20% en 40% per jaar.
Cloud-based MSS systeem
Een cloud-based MSS systeem wordt gehost op externe servers. Daarom liggen de kosten voor dit systeem ook lager dan die van een on-premise variant. Hoewel dit type voordeliger is, dien je wel zelfstandig de nodige maatregelen op het gebied van veiligheid te nemen. Verder ligt de gemiddelde ROI tussen de 40% en 60% per jaar.
Houd er rekening mee dat er ook nog kosten bijkomen voor overige zaken. Voorbeelden hiervan zijn de kosten voor het onderhoud en de trainingen. Wil je meer informatie over de kosten van onze MSS software? Neem dan contact op of download de brochure.