In een organisatie waar beslissingen directe impact hebben op de kwaliteit en betaalbaarheid van zorg, is goede interne communicatie geen bijzaak. Toch werd het voor Zorginstituut Nederland steeds lastiger om medewerkers snel, duidelijk en op het juiste moment te informeren. Toen plotseling iedereen vanuit huis moest gaan werken, werd één ding pijnlijk duidelijk: zonder centrale plek voor informatie en samenwerking komt zelfs een cruciale organisatie tot stilstand. Juist op dat moment maakte Zorginstituut Nederland de overstap naar het sociaal intranet en interne communicatieplatform van BCS Connect.
Zorginstituut Nederland speelt een centrale rol in het Nederlandse zorgstelsel. Met ruim zeshonderd medewerkers adviseert de organisatie de minister van Volksgezondheid over het basispakket van de zorgverzekering en beheert zij essentiële zorginformatie. Juist in zo’n kennisintensieve organisatie is goede interne communicatie onmisbaar.
Die communicatie kwam onder druk te staan toen de coronapandemie uitbrak. Medewerkers moesten van de ene op de andere dag volledig op afstand werken, terwijl het bestaande intranet verouderd was en informatie verspreid stond over verschillende kanalen. Het gevolg was versnippering, extra zoektijd en minder grip op samenwerking. De behoefte aan één centrale, betrouwbare plek voor informatie en verbinding werd acuut voelbaar.
BCS Connect kwam voor Zorginstituut Nederland precies op het juiste moment. Hoewel de organisatie al bezig was met de inrichting van een nieuw platform, zorgde corona voor een versnelling. Binnen twee weken nadat alle medewerkers thuis waren gaan werken, draaide BCS Connect organisatiebreed. Community Manager Jaimy Ramdin blikt terug op die periode: "We waren al bezig met de inrichting, maar door corona ging alles ineens in een stroomversnelling. Binnen twee weken hadden we BCS Connect live voor alle medewerkers."
Samen met BCS werd een platform ingericht dat interne verbinding versterkt en medewerkers ondersteunt in hun dagelijkse werk. Daardoor ontstond ruimte om de focus te houden op de kerntaak van de organisatie: zorgen dat iedereen in Nederland nu en in de toekomst toegang heeft tot goede, verzekerde zorg.
Nadat de interne communicatie succesvol was gestroomlijnd, verschoof de aandacht naar onboarding. Zorginstituut Nederland zag dat betrokkenheid niet pas ontstaat op de eerste werkdag, maar al daarvoor begint. Daarom werd ook onboarding geïntegreerd in het interne communicatieplatform van BCS Connect.
Nieuwe medewerkers worden via geautomatiseerde programma’s stap voor stap meegenomen in de organisatie. Al vóór hun eerste werkdag krijgen zij toegang tot informatie over visie, strategie en werkwijze. In de weken daarna worden zij verder begeleid, waardoor zij sneller hun weg vinden en zich eerder onderdeel voelen van de organisatie. Ook in een periode waarin fysieke ontmoetingen beperkt waren, zorgde dit voor een warm en gestructureerd welkom.
BCS Connect groeide bij Zorginstituut Nederland uit tot meer dan een informatiekanaal. Het werd een sociaal platform waar medewerkers met elkaar in gesprek gaan, kennis delen en samenwerken over teams en expertisegebieden heen.
Tegelijkertijd droeg de overstap naar één platform bij aan een sterkere organisatiecultuur. Medewerkers weten elkaar makkelijker te vinden, samenwerking wordt gestimuleerd en informatie bereikt sneller de juiste doelgroep. “Vooral op het gebied van participatie heeft BCS Connect veel gebracht,” vertelt Jaimy Ramdin. “Collega’s gingen makkelijk mee in de verandering. Het platform nodigt uit om vragen te stellen, ideeën te delen en met elkaar in gesprek te gaan. Dat heeft de onderlinge verbinding echt versterkt.”
Ook vanuit BCS werd gezien hoe belangrijk gebruiksgemak hierin is. "Medewerkers kunnen eenvoudig aan de slag, of het nu gaat om samenwerken, kennis delen of communiceren met de hele organisatie,” aldus Jim van Stratum, projectmanager bij BCS. “Dat zorgt voor meer eigen regie, efficiëntie en betrokkenheid."
Voor Zorginstituut Nederland stopt de ontwikkeling niet bij één platform. De organisatie kijkt vooruit en bereidt een aanvullende samenwerkomgeving voor, waarin ook met externe partijen veilig kan worden samengewerkt. Dankzij de flexibiliteit van BCS Connect kunnen deze omgevingen slim met elkaar worden verbonden, zonder dat medewerkers het overzicht verliezen.
Met BCS Connect heeft Zorginstituut Nederland een stevig fundament gelegd voor interne communicatie, onboarding en samenwerking. Een platform dat meebeweegt met veranderende omstandigheden en bijdraagt aan een goed geïnformeerde, verbonden en slagvaardige organisatie.