In een organisatie die 24 uur per dag paraat moet staan, is informatie pas écht waardevol als iedereen het op tijd ontvangt. Bij Veiligheidsregio Haaglanden werken collega’s in wisselende diensten, op verschillende locaties en vaak buiten kantooruren. Juist dan wordt interne communicatie een uitdaging. Hoe zorg je ervoor dat iedere collega - van brandweervrijwilliger tot kantoormedewerker - zich verbonden voelt en altijd over de juiste informatie beschikt? Met het interne communicatieplatform van BCS Connect legde Veiligheidsregio Haaglanden een nieuwe basis voor communicatie en samenwerking.
Veiligheidsregio Haaglanden staat dag en nacht klaar voor de veiligheid van iedereen die in de regio woont, werkt of op bezoek is. De organisatie telt zo’n 1.300 medewerkers en vrijwilligers, verspreid over 23 locaties en actief binnen uiteenlopende disciplines. Collega’s werken in verschillende diensten en zien elkaar lang niet altijd fysiek. Daardoor is het delen van informatie en het behouden van onderlinge verbinding geen vanzelfsprekendheid.
De behoefte was helder: één centrale plek waar alle collega’s relevante informatie kunnen vinden, ongeacht hun rol, locatie of werktijden. Tegelijkertijd wilde de organisatie meer zichtbaarheid creëren voor wat er speelt binnen de verschillende onderdelen en ruimte bieden om successen en verhalen te delen.
Door de diversiteit aan functies en locaties verliep interne communicatie lange tijd gefragmenteerd. Informatie over beleid, projecten, roosters en evenementen bereikte niet altijd de juiste mensen op het juiste moment. Dat maakte het lastig om overzicht te houden en zorgde voor afstand tussen organisatieonderdelen.
Met het interne communicatieplatform van BCS Connect koos Veiligheidsregio Haaglanden voor één sociaal intranet als centrale plek waar al deze communicatiestromen samenkomen. Het platform werd ingericht met oog voor relevantie per doelgroep, zodat medewerkers alleen die informatie zien die voor hen van belang is. Of iemand nu werkt op een kazerne, in de meldkamer of op kantoor, BCS Connect sluit aan op de dagelijkse praktijk.
BCS Connect biedt meer dan een plek om informatie te lezen. Het Digital Engagement Platform nodigt medewerkers uit om actief bij te dragen en met elkaar in gesprek te gaan. Collega’s kunnen berichten delen, reageren en elkaar betrekken bij wat er speelt binnen hun team of vakgebied. Dat versterkt de onderlinge betrokkenheid en zorgt voor meer begrip voor elkaars werk.
Doordat informatie uit verschillende organisatieonderdelen zichtbaar wordt, ontstaat een breder perspectief op de organisatie als geheel. Projecten, activiteiten en ontwikkelingen krijgen meer context en collega’s voelen zich beter aangesloten bij de koers en waarden van Veiligheidsregio Haaglanden.
Met BCS Connect krijgt Veiligheidsregio Haaglanden inzicht in het gebruik en bereik van interne communicatie. Door statistieken te analyseren, ziet de organisatie welke informatie wordt gelezen en waar behoefte aan is. Dit maakt het mogelijk om communicatie continu te verbeteren en beter af te stemmen op de praktijk van de medewerkers.
De succesvolle inzet van BCS Connect begon met een zorgvuldige voorbereiding. Vooraf werden de wensen en behoeften van de organisatie uitgebreid in kaart gebracht. Tijdens het implementatieproces waren rollen en verantwoordelijkheden helder verdeeld, waardoor vragen snel en efficiënt konden worden opgepakt.
Bij de inrichting van het platform werd veel aandacht besteed aan de startpagina. Deze biedt gebruikers direct overzicht en helpt hen snel de juiste informatie te vinden. Zo werd BCS Connect vanaf de eerste dag ervaren als een praktisch hulpmiddel dat ondersteunt in het dagelijks werk.
Sinds de lancering vervult BCS Connect een centrale rol binnen Veiligheidsregio Haaglanden. Een groot deel van de medewerkers en vrijwilligers bezoekt het platform wekelijks of vaker. Het actieve gebruik van groepen laat zien dat collega’s zich vrij voelen om informatie te delen, vragen te stellen en elkaar te ondersteunen.
BCS Connect is daarmee uitgegroeid tot een platform van en voor de organisatie. Een plek waar informatie samenkomt, verbinding ontstaat en collega’s betrokken blijven, ongeacht waar en wanneer zij werken.
Met BCS Connect beschikt Veiligheidsregio Haaglanden over een sociaal intranet dat past bij de realiteit van een 24/7-organisatie. Het platform versterkt communicatie, kennisdeling en onderlinge betrokkenheid en vormt een stevige basis voor verdere ontwikkeling van interne samenwerking.