Een ziekenhuis in volle renovatie en groei stelt HR voor stevige uitdagingen. Bij AZ Herentals botsten bestaande rekruteringsprocessen steeds vaker op hun grenzen. Overzicht ontbrak, opvolging verliep versnipperd en betrouwbare rapportering was moeilijk. Met de recruitmentsoftware van BCS professionaliseerde AZ Herentals zijn wervingsproces, bracht het structuur in elke fase en kreeg HR opnieuw inzicht en controle over instroom en communicatie.
AZ Herentals telt vandaag de dag ongeveer 700 medewerkers en 128 artsen. Alleen al in 2017 werden 110 nieuwe medewerkers aangenomen. Die cijfers zijn geen toeval. Het ziekenhuis is al enkele jaren in volle groei, met onder meer de uitbreiding van het operatiekwartier en de bouw van een nieuwe administratieve blok.
“Onze organisatie is sterk veranderd,” vertelt HR-directeur Wim Gys. “Dat betekent dat we continu op zoek zijn nieuwe medewerkers, met een sterke focus op verpleegkundigen en OK-profielen. Maar we zoeken ook regelmatig leidinggevenden. Die groei vraagt om een professionele HR-aanpak en vlot recruitmentproces.”
De groei had ook een keerzijde. De bestaande recruitmentaanpak bleek niet meer te werken. Hannelore Paepen, als HR-medewerker verantwoordelijk voor werving en selectie, herinnert zich die situatie nog goed. “Sollicitaties kwamen overal binnen: via e-mail, post, collega’s, diensthoofden of zorgmanagers. Alles verliep heel decentraal. Dat maakte opvolging moeilijk en zorgde voor weinig overzicht.”
Ook rapportering bleek een pijnpunt. “Als er cijfers werden opgevraagd, konden we die vaak niet leveren,” vult Wim aan. “En kandidaten wisten zelf niet waar ze zich in het proces bevonden. Dat past niet bij de professionele uitstraling die je als ziekenhuis wil hebben.”
Het echte kantelpunt was de vaststelling dat de processen een rem begonnen te vormen op verdere professionalisering. AZ Herentals ging daarom op zoek naar software die structuur, inzicht en transparantie kon brengen.
Met het Applicant Tracking System (ATS) van BCS veranderde de manier van werken fundamenteel. “Dankzij de software weten we op elk moment in welke fase een sollicitant zich bevindt,” zegt Wim. “En die transparantie geldt ook voor de kandidaat zelf. Dat alleen al is een enorme stap vooruit. Van instroom tot handtekening, we kunnen altijd rekenen op het ATS.”
Daarnaast werd communicatie sterk vereenvoudigd. “We houden precies bij wie welke communicatie nog moet ontvangen,” vertelt Hannelore. “We vinden het belangrijk dat elke kandidaat feedback krijgt. Dankzij het ATS kunnen we met één klik alle kandidaten in iedere fase persoonlijk contacteren. Dat ging vroeger veel trager en vaak via verschillende tussenpersonen.”
Wat AZ Herentals bijzonder waardeert, is het gebruiksgemak van het platform. “Hannelore werkt er dagelijks mee,” zegt Wim, “maar als zij afwezig is, moet iemand anders het kunnen overnemen. Het ATS is zo intuïtief dat dat geen probleem vormt. Dat is voor mij als leidinggevende cruciaal.”
Ook de samenwerking op vloer verloopt vlotter, bijvoorbeeld met de zorgmanagers. “Zij kunnen sollicitaties voor hun afdeling volgen in het systeem,” legt Hannelore uit. “Tegelijk beheren wij centraal wie welke informatie kan zien, dankzij de rechten en rollen structuur binnen de software. Discretie en vertrouwelijkheid zijn voor ons essentieel, en dat wordt technisch perfect ondersteund.”
Naast structuur en gebruiksgemak speelt inzicht een sleutelrol. “De dashboards en rapporten zijn volledig aanpasbaar,” zegt Hannelore. “Dat helpt enorm bij rapportering en bijsturing. Je ziet sneller waar processen vertragen en waar optimalisatie nodig is.”
Ook de ondersteuning en opleiding die vanuit BCS geboden wordt, dragen bij aan die professionalisering. “Er zijn verschillende online trainingen beschikbaar en indien nodig worden er persoonlijke sessies georganiseerd. Zo blijven we op de hoogte van alle ontwikkelingen, zoals nieuwe functionaliteiten. Wat dat betreft groeit het ATS mee met onze eigen doelstellingen.”
Inmiddels verwerkte AZ Herentals al zo’n 7.000 sollicitaties via het ATS. “Ik kan me echt niet meer voorstellen hoe we dit zonder de software van BCS zouden doen,” besluit Hannelore.