De loonadministratie eigenhandig doen is een vak apart. Als werkgever kom je tegenover diverse uitdagingen te staan wanneer het gaat om het inrichten en bijhouden van je loonadministratie. Maak je geen zorgen als het allemaal een beetje overweldigend lijkt - BCS helpt je bij het starten van je eigen loonadministratie.
Voordat we gaan uitleggen hoe je zelf een loonadministratie kan bijhouden, is het goed om te weten wat nu precies een loonadministratie is. De term 'loonadministratie' of 'salarisadministratie' betekent het bijhouden van werknemerskosten binnen een bedrijf en het uitbetalen van de salarissen aan medewerkers.
Gelukkig is er BCS en kun je met onze salarissoftware veel HR en salarisprocessen eenvoudig, automatisch en correct uitvoeren. Wij houden je up-to-date, beantwoorden jouw HR vragen en kunnen je zelfs helpen met diverse (software)trainingen
De loonadministratie omvat alles van het opzetten van jouw bedrijf als werkgever tot het betalen van jouw werknemers, Belastingdienst en andere bijbehorende zaken. Deze gids vertelt hoe je zelf de loonadministratie kan doen in 6 stappen.
Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van alle wettelijke eisen waaraan jouw loonadministratie aan moet voldoen. Een goede start voor het opzetten van je salarisadministratie is de handleiding “Handboek Loonheffingen” van de Belastingdienst. Dit document wordt jaarlijks door de Belastingdienst opgesteld met daarin alle nieuwe verplichtingen rondom de loonheffingen.
De Belastingdienst stuurt werkgevers geregeld informatie toe die onmisbaar is voor het uitvoeren van de loonadministratie. Het is aan te raden om bij de Belastingdienst aan te geven dat je zelf de loonadministratie gaat doen. Dan kunnen zij altijd helpen wanneer nodig.
Hoewel eigenaren van MKB-bedrijven over het algemeen vertrouwd zijn in het product of de dienst die ze aanbieden, heeft niet iedereen de ervaring en tijd om alle zaken rondom het salaris te beheren. Het eigenhandig bijhouden van een loonadministratie is nauwkeurig werk en kost een hoop tijd.
Het is slim om te bekijken wie de juiste verantwoordelijke hiervoor is. Ga je het zelf doen, laat je het over aan een financiële medewerker of geef je de taak aan de afdeling HR? Als je veel werknemers hebt, is het slim om een afzonderlijke salarisadministrateur in dienst te nemen.
Zoals we al aangaven, komen er diverse werkzaamheden kijken bij het opzetten van een salarisadministratie. Bij veel van deze werkzaamheden is het belangrijk dat er de juiste kennis is om de loonadministratie correct te verwerken.
Tegenwoordig zijn er diverse spoedcursussen, boeken en trainingen om medewerkers met een flinke basiskennis van loonadministratie te voorzien. Het inschrijven bij een vak gerelateerde nieuwsbrief zorgt er daarnaast ook voor dat je altijd up-to-date bent met het laatste nieuws rondom HR en salarisadministratie. Wil je een nieuwe medewerker op laten leiden, dan kan een van onze trainingen een uitkomst bieden.
Zelf de loonadministratie doen, is mogelijk op twee manieren:
Optie 1: Loonadministratie in Excel
Een goedkope oplossing is het starten van je loonadministratie met de hand, bijvoorbeeld middels Excel. Belangrijk is wel dat je veel kennis moet hebben van administreren en heel precies te werk moet gaan, want een foutje is snel gemaakt en dat kan vervelende gevolgen hebben. Deze gedateerde manier van werken kost over het algemeen veel tijd en is niet erg efficiënt.
Optie 2: Loonadministratie via software
Loonadministratie software bespaart je veel tijd op handmatig de salarisverwerking te doen, omdat veel terugkerende processen geautomatiseerd zijn: van het invoeren van wijzigingen tot een automatische controle op de salarisverwerking. Tegenwoordig heb je een lange lijst aan diverse softwarepakketten waar je uit kan kiezen.
Er zijn twee soorten salarisprogramma's: offline (lokaal) en online (in de cloud). Die laatste wordt ook wel Saas genoemd, wat staat voor Software as a Service. Met Saas zijn gegevens altijd en overal online beschikbaar. Het maakt niet uit in welke internetbrowser je je bevindt. Tevens blijf je altijd up-to-date met de laatste actuele versie van de loonadministratie software.
Wanneer je bij stap 4 besluit om te kiezen voor loonadministratie software, dan is het slim om de verschillende aanbieders met elkaar te vergelijken. We hebben enkele tips waar je op moet letten bij het kiezen van een loonadministratie softwarepakket:
Heb je net een, twee of drie medewerkers in dienst genomen? Investeer dan niet in salarissoftware, maar besteed de loonadministratie dan uit aan een partner. Jouw kleine team kan zich dan volledig inzetten voor jouw klanten en producten, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over de loonadministratie.
Voor eigenaren van (kleine) MKB-bedrijven raden we aan Delta te proberen. Delta is een compleet softwarepakket dat zaken uitvoert als loonheffingen berekenen, werknemers uitbetalen en meer. Naarmate jouw organisatie groeit, kun je ook extra modules toevoegen, zoals HR-administratie of ziekteregistratie.
Heb je een middelgrote onderneming met flink wat werknemers? Dan raden we je aan om het salaris- en personeelssysteem Polaris te checken. HRM processen zoals in-, door- en uitstroom worden volledig ondersteund. Ook bieden onderdelen, zoals urenregistratie en personeelsplanning, de uitkomst voor grote organisaties.
Ook als je besluit om de salarisadministratie zelf te doen, is het verstandig om minstens een of twee keer per jaar een ervaren salarisadministrateur naar je cijfers te laten kijken. Denk hierbij aan het maken van een jaaropgave of tijdens de aangifte van de inkomstenbelasting. Dan ben je verzekerd van professioneel toezicht en heb je een correct overzicht van je jaarcijfers. Bovendien heb je altijd iemand achter de hand die je vragen kunt stellen over de salarisadministratie als je er zelf niet helemaal uit komt.
Of je er nu voor kiest om met onze software aan de slag te gaan of toch de loonadministratie uit te besteden, een standaard service van BCS is dat wij er altijd zijn voor al jouw vragen over HR en de salarisadministratie. Onze helpdesk met ervaren salarisadministrateurs staat voor je klaar, voor werkgevers en werknemers.