Met meer dan 10.000 medewerkers verspreid over 14 campussen, vele verschillende soorten functies en ruim 15.000 sollicitaties per jaar, stond Ziekenhuis aan de Stroom (ZAS) voor een duidelijke uitdaging: hoe houd je complexe wervingsprocessen beheersbaar, veilig en efficiënt? En hoe zorg je dat recruiters, leidinggevenden en HR in zo’n grote organisatie goed kunnen samenwerken? De oplossing werd het centrale, intuïtieve en datagedreven ATS van BCS. Niet zomaar een tool, maar een recruitmentplatform dat werving- en selectieprocessen, samenwerking én procesoptimalisaties dagelijks versterkt.
Ziekenhuis aan de Stroom is de grootste gezondheidsorganisatie van België en ontstond op 1 juli 2024 uit de fusie tussen ZNA en GZA Ziekenhuizen. ZNA werkte al sinds 2008 met de recruitmentsoftware van BCS CVWarehouse. Niels Vrijsen werkte destijds al bij ZNA en blikt kort terug op de periode vóór digitalisering: “We zaten met papieren cv’s en in losse Excels te werken. We moesten onze vacatures nog overal manueel plaatsen. Zeker voor een organisatie van onze omvang (ZNA had toen al ruim 6.000 medewerkers, red.), was die situatie gewoon niet meer houdbaar.”
Dat GZA voor de fusie óók al met het ATS van BCS werkte, was niet alleen mooi meegenomen, maar bleek een enorm voordeel: het zorgde ervoor dat beide organisaties met dezelfde technologie de fusie konden ingaan. “Dat kwam ons inderdaad heel goed uit,” zegt Niels. “Je kunt in zo’n grote organisatie simpelweg niet meer zonder een tool die alles stroomlijnt.”
Niels begon zijn loopbaan op de payroll-afdeling en maakte in 2017 de overstap naar recruitment, om niet veel later door te groeien naar HR Analist binnen Ziekenhuis aan de Stroom. In deze rol focust hij zich sterk op het optimaliseren van het recruitmentproces. Daarom werkt hij dagelijks intensief met het ATS van BCS. “Ik kijk continu hoe we het systeem zo optimaal mogelijk kunnen inzetten.”
“We gebruiken het ATS al jaren met grote tevredenheid,” begint Niels. “In het begin gebruikten we de tool vooral om cv’s door te sturen naar leidinggevenden en om administratie bij te houden. Inmiddels vinden al onze werving- en selectieprocessen plaats binnen het ATS. We hebben samen al hele mooie stappen gezet, maar we kunnen altijd nog verder optimaliseren.”
Recruiters en leidinggevenden zitten inmiddels allemaal in de recruitmentsoftware te werken. “Hierdoor verloopt de communicatie volledig via het systeem. Dat is GDPR-wise ook beter en veiliger. Dit was destijds een grote wijziging, want we gingen zo’n 500 leidinggevenden toevoegen aan het platform. Die moesten allemaal getraind worden. En wat laat je hen allemaal doen? Het fijne is dat je voor iedereen rechten en rollen kunt instellen. Het is heel positief onthaald door de leidinggevenden. Ze vinden het zelfs leuk om in het systeem te werken. Ze kunnen kandidaten scores geven, feedback noteren en rechtstreeks communiceren met de recruiters. Alles wordt bijgehouden in het ATS.”
“Onze recruiters gebruiken het systeem om alle vacatures en kandidaten te beheren. Ze publiceren vacatures – op onze eigen werkenbij-site en belangrijke jobboards – screenen cv’s, zetten interessante profielen door en krijgen feedback via het systeem. Er gebeurt niets meer via e-mail. Onlangs nog vertelde een recruiter dat ze het systeem gebruikt om interviews mee in te plannen. Andere recruiters wisten niet dat dit kon. Een eureka-moment! Zo ontdekken we nog regelmatig functionaliteiten die heel erg aantrekkelijk zijn voor onze recruiters, om direct te gebruiken of verder te optimaliseren.”
En zo noemt Niels nog verschillende andere belangrijke functionaliteiten. Van het labelen van kandidaten tot het opbouwen van werfreserves. Op jaarbasis krijgt ZAS zo’n 15.000 sollicitaties binnen. En dat gaat veel verder dan zorgberoepen alleen. “De meeste sollicitaties zitten in schoonmaak- en keukendiensten, maar we krijgen ook heel wat kandidaten voor administratieve en financiële rollen binnen”, legt Niels uit. “En we zoeken regelmatig IT-profielen en technische mensen. Het is dus een misvatting dat je alleen als arts of verpleegkundige in de zorgsector kunt werken.”
Zelf is Niels veel bezig met de uitgebreide rapportage-mogelijkheden binnen het ATS. “Voorheen deden we al onze rapportages in Excel. Omdat wij uitgebreid rapporteren, heeft BCS voor ons op maat gemaakte rapportagesets ontwikkeld. Dat was heel snel geregeld en scheelt ons uren aan tijd. Zo hebben we inmiddels een zestal grote rapportagesets in het systeem zitten.”
De maatwerkrapportages vormen voor Niels een belangrijke basis voor datagedreven recruitment en HR. “Ik rapporteer bijvoorbeeld over het aantal sollicitaties per functie en per recruiter. Ik kijk naar doorlooptijden: welke vacatures worden snel ingevuld en waar zien we tekorten ontstaan? Elk kwartaal maak ik rapportages voor de directie, waarbij ik met het ATS onderscheid kan maken tussen het totale aantal sollicitaties en het aantal unieke sollicitanten. Ik breng in kaart wat voor profielen we ontvangen, hoeveel kandidaten zich terugtrekken en hoeveel er effectief worden aangenomen. Ook zien we precies waar kandidaten vandaan komen en via welke kanalen. Al die inzichten halen we gewoon uit het recruitmentplatform.”
De wereld van recruitment en HR staat nooit stil. Ook bij Ziekenhuis aan de Stroom is men continu op zoek naar manieren om processen slimmer en toekomstbestendiger in te richten. AI speelt daarin een steeds grotere rol, ook binnen de software van BCS. Zo nam ZAS deel aan het proefproject van BCS met de semantic matching tool van Nalantis.
Niels vertelt: “Als HR-Analist ben ik erg geïnteresseerd in de mogelijkheden van AI, dus daarom hebben we inderdaad deelgenomen aan het project. We hebben daar ontzettend veel van geleerd. Nalantis had nog niet veel ervaring binnen de zorgsector, dus samen hebben we gekeken hoe we deze functionaliteit ook voor ons konden laten werken. Wat we vooral interessant vinden, is de mogelijkheid om nieuwe vacatures te matchen met kandidaten die al in onze database zitten. Zo kunnen we mensen die eerder bij ons hebben gesolliciteerd opnieuw benaderen en activeren. Dat biedt kansen om moeilijk in te vullen vacatures sneller te vullen vanuit ons bestaande talentbestand.”
Nalantis maakt vacatureteksten semantisch en matcht belangrijke keywords uit de vacature met die uit het cv van de kandidaat. “Het laat je soms ook kritisch kijken naar je eigen vacatureteksten,” legt Niels uit. “De tool geeft binnengekomen cv’s op basis van die inhoud een eerste rankingscore.” Volgens Niels ligt de meerwaarde van AI vooral in het ondersteunen van recruiters, met name bij grotere aantallen sollicitaties. “AI gaat ons zeker helpen, bijvoorbeeld bij onze volumeprofielen, door een eerste rangschikking te maken. Maar het is geen vervanging van de recruiter, wel een handig hulpmiddel om nog efficiënter te kunnen werken.”
Een geoptimaliseerd werving- en selectieproces is niet alleen belangrijk voor de organisatie zelf, maar geeft ook vorm aan de eerste kennismaking met Ziekenhuis aan de Stroom voor kandidaten. Die candidate experience krijgt bij ZAS dan ook veel aandacht. “We hebben ontzettend veel werk gestoken in alle mailsjablonen die we via de recruitmentsoftware versturen,” vertelt Niels. “Daarin hebben we onze branding verwerkt en gezorgd voor duidelijke, consistente communicatie richting kandidaten.”
Die communicatie staat niet op zichzelf, maar wordt actief gemonitord en verbeterd met behulp van data. “Ik gebruik het ATS ook om te rapporteren op doorlooptijden,” legt Niels uit. “Hoe lang duurt het voordat een kandidaat voor het eerst van status verandert? Een sollicitatie komt binnen, hoe snel wordt die opgepakt door een recruiter? Voor verpleegkundigen bijvoorbeeld hanteren we de vuistregel dat zij binnen twee dagen een reactie van ons moeten krijgen. Binnen het ATS kunnen we daar heel gericht op rapporteren.”
Volgens Niels is recruitment bovendien veel meer dan alleen instroom. “Recruitment is voor ons een essentieel onderdeel van het totale HR-proces. We zien het niet los van retentie. Als de achterdeur openstaat, kun je blijven werven. Daarnaast is recruitment het eerste contactmoment met de organisatie. Hoe ziet je vacature eruit? Hoe behandel je kandidaten? Hoe lang duurt het proces? Waren de gesprekken prettig? Was het makkelijk om te solliciteren? Dat zijn allemaal factoren die voor ons zwaar doorwegen.”
Om die ervaring ook meetbaar te maken, vraagt ZAS nieuwe collega’s actief naar hun sollicitatie-ervaring. Zo heeft Niels een MS-forms opgesteld waarin nieuwe medewerkers kunnen aangeven hoe zij het recruitmentproces hebben ervaren. “We verwelkomen maandelijks zo’n 60 tot 80 nieuwe medewerkers. Hun input is dus erg waardevol. Het bevestigt hoe belangrijk een goede candidate experience voor ons is, en dat recruitment daarin een cruciale rol speelt.”
Naast een sterke candidate experience voor externe kandidaten zet Ziekenhuis aan de Stroom ook steeds nadrukkelijker in op interne werving en mobiliteit. Met ruim 10.000 medewerkers biedt ZAS daarvoor volop mogelijkheden. “We proberen intern echt het verhaal te laten landen: als je iets anders wilt gaan doen, dan kan dat ook gewoon bij ons. Je hoeft niet weg. Je kunt horizontaal én verticaal doorgroeien.”
Om die interne mobiliteit te stimuleren, heeft ZAS het interne wervingsproces strak ingericht en gekoppeld aan het ATS van BCS. “We werken met een eigen intranet waarop we exclusief onze interne vacatures publiceren. Het formulier dat daarachter zit, is gekoppeld aan de software. Interne sollicitaties komen dus net zo gestructureerd binnen via het ATS.”
Voor sommige functies is interne mobiliteit zelfs het uitgangspunt. “Zorgkundigen en bepaalde administratieve en logistieke functies zetten we momenteel alleen intern uit. En als een leidinggevende bij een vacature aangeeft dat er intern voldoende animo te verwachten is, dan zetten we die ook eerst binnen de organisatie uit. Externe werving blijft natuurlijk belangrijk, maar interne mobiliteit proberen we bewust te versterken. En uiteraard rapporteer ik daar weer over.”
Voor Ziekenhuis aan de Stroom stopt de inzet van de recruitmentsoftware niet bij het gebruik van de software. De samenwerking draait nadrukkelijk om samen blijven verbeteren. “Het team van BCS denkt altijd kritisch met ons mee,” vertelt Niels. “Niet alleen over de software, maar ook over ons bredere HR-proces. Dat vind ik een van hun grootste sterktes. Ik nodig het team dan ook regelmatig uit om samen naar onze processen te kijken.”
Die nauwe samenwerking blijft niet beperkt tot advies alleen, maar leidt ook tot concrete verbeteringen in de software. Zo zijn er op initiatief van ZAS meerdere optimalisaties doorgevoerd die inmiddels voor alle klanten beschikbaar zijn. Voorbeelden hiervan zijn het personaliseren van de sollicitatiebevestigingsberichten en het verbeteren van de beoordelingsmodule.
Wat Niels daarbij vooral waardeert, is de open houding richting ideeën. “Het gaat vaak om kleine optimalisaties, maar wanneer ik met ideeën kom, heb ik altijd het gevoel dat er serieus naar wordt gekeken. Soms hoor ik dat iets al op de roadmap staat, soms wordt het eraan toegevoegd of hoger op de prioriteitenlijst gezet. En als BCS ziet dat een verbetering ook voor andere klanten waardevol kan zijn, dragen zij een groot deel van de kosten. Dat voelt echt als samenwerken.”
“Dankzij het ATS van BCS hebben we grip op ons totale recruitmentproces”, zegt Niels. “Alles bij elkaar genomen is het werken met een ATS gewoon een grote efficiëntie winst. Dankzij de uitgebreide rapportages kunnen we gericht werken op belangrijke zaken en acteren op wat we zien. En ik ben blij dat er duidelijke stappen worden gezet op het gebied van AI binnen de software. Het is fijn om te zien dat ze die boot niet missen, maar er wel op hun eigen, kritische manier mee omgaan.”
Die zorgvuldigheid is voor ZAS essentieel. “BCS maakt zich altijd heel hard voor GDPR, en dat vind ik ontzettend prettig. Waar anderen soms sneller willen gaan zonder voldoende rekening te houden met privacy, heeft BCS altijd heel GDPR-correct gewerkt. Ik heb er vertrouwen in dat ze AI gaan inzetten op een veilige, transparante en verantwoorde manier.”
Met dat vertrouwen kijkt Niels ook vooruit. “Ik zie de toekomst positief tegemoet, om verschillende redenen. De service is en blijft top. Daarnaast heb ik nog genoeg ideeën voor verdere optimalisaties. Zo willen we de functionaliteit voor het inplannen van sollicitaties verder verbeteren en gaan we actiever aan de slag met het opbouwen van talentpools binnen het ATS. Het team van BCS staat altijd open voor onze input. Dat maakt dat we samen blijven bouwen aan een recruitmentproces dat past bij de schaal, complexiteit en ambities van Ziekenhuis aan de Stroom.”