Modern werkgeverschap draait om één belangrijke vraag: hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich goed voelen en écht de ruimte krijgen om hun werk goed te doen? Maar net als veel andere organisaties merkte Woningbedrijf Velsen dat traditionele arbeidsvoorwaarden steeds minder aansluiten bij de verschillende behoeften van medewerkers. Tegelijkertijd werden de flexibele keuzes die er wel waren, nog grotendeels geregeld via papieren formulieren. Dat kon overzichtelijker én gebruiksvriendelijker. Met de software voor flexibele arbeidsvoorwaarden van BCS, zette Woningbedrijf Velsen de stap naar een digitaal platform waarin medewerkers zelf hun keuzebudget beheren en inzicht krijgen in het totale arbeidsvoorwaardenpakket.
Woningbedrijf Velsen is een woningcorporatie die zich inzet voor goed en betaalbaar wonen in de regio. Met zo’n 85 medewerkers werkt de organisatie dagelijks aan het beheer van woningen, het ondersteunen van huurders en het verbeteren van leefbare buurten. Binnen Woningbedrijf Velsen werken mensen met uiteenlopende rollen en achtergronden: van sociaal betrokken functies tot meer specialistische of ondersteunende rollen.
Volgens Daphne de Vries, HR Adviseur bij Woningbedrijf Velsen, vraagt zo’n organisatie dan ook om een moderne kijk op werkgeverschap. “Je medewerkers zijn uiteindelijk het belangrijkste onderdeel van organisatiesucces,” zegt ze. “Dan moet je ook blijven kijken naar wat zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.”
Die gedachte vormde het vertrekpunt voor een bredere blik op de arbeidsvoorwaarden binnen de organisatie. De wens om medewerkers meer flexibiliteit te geven in het arbeidsvoorwaardenpakket speelde bij Woningbedrijf Velsen al langer. “Niet iedereen heeft hetzelfde nodig,” legt Daphne uit. “Sommige medewerkers willen liever op een ander moment iets ontvangen, of hun budget op een andere manier inzetten. Als organisatie wil je die ruimte kunnen bieden.”
Tegelijkertijd wordt binnen de branche ook steeds meer aandacht besteed aan flexibele arbeidsvoorwaarden. Een wijziging in de cao Woondiensten maakte dat het Individueel Keuzebudget (IKB) nog relevanter werd. Er bestond weliswaar al een systematiek binnen de cao, maar door de aanpassing kreeg het onderwerp flexibele arbeidsvoorwaarden meer gewicht en versnelde het de zoektocht naar een digitale oplossing.
De flexibele keuzes die Woningbedrijf Velsen al wel aanbood, werden nog grotendeels via papieren formulieren geregeld. Medewerkers vulden het formulier in, lieten dit ondertekenen door hun leidinggevende en stuurden het vervolgens naar de afdeling HR waar de aanvraag handmatig werd verwerkt. Het werkte, maar bood weinig inzicht en flexibiliteit voor Daphne en haar directe collega. Daarom ging Woningbedrijf Velsen op zoek naar een systeem dat medewerkers meer overzicht en gebruiksgemak kon bieden. In eerste instantie werd gekeken naar mogelijkheden binnen het bestaande HR-systeem van Visma. Die oplossing sloot echter niet goed aan bij de wensen van de organisaties rondom flexibele arbeidsvoorwaarden en het bieden van keuzevrijheid.
“Via een collega kwamen we vervolgens in contact met BCS,” vertelt Daphne. “Een andere woningcorporatie werkte al met de software voor flexibele arbeidsvoorwaarden en had positieve ervaringen gedeeld.” Tijdens de eerste demo’s werd al snel duidelijk dat de software goed aansloot bij de wensen van de organisatie. “Vooral de gebruiksvriendelijkheid gaf de doorslag. Je logt in en het is eigenlijk meteen duidelijk wat je moet doen. Dat was precies het soort intuïtieve software waar we naar op zoek waren.”
Voor de implementatie werd een projectgroep opgesteld waarin verschillende disciplines uit de organisatie vertegenwoordigd waren. Naast HR, waren ook de ondernemingsraad en communicatie betrokken bij het traject. Vanuit de projectgroep was Daphne intensief betrokken bij de inrichting van het platform en het vertalen van de arbeidsvoorwaarden naar de mogelijkheden binnen het systeem. Daarbij werkte ze nauw samen met het team van BCS.
“In zo’n traject ontdek je ook hoeveel keuzes er eigenlijk komen kijken bij het inrichten van flexibele arbeidsvoorwaarden”, zegt ze. “Je moet goed nadenken over hoe je arbeidsvoorwaarden zijn opgebouwd en hoe je die vertaalt naar een systeem dat voor medewerkers duidelijk en logisch werkt. Daar hebben de experts binnen BCS ons ook erg goed mee geholpen.” Door stap voor stap samen door het proces te gaan, ontstond er een platform dat goed aansluit bij de manier waarop Woningbedrijf Velsen met arbeidsvoorwaarden om wil gaan: overzichtelijk, transparant en met ruimte voor eigen keuzes van medewerkers.
Een belangrijk onderdeel van het implementatietraject was het meenemen van de medewerkers in de nieuwe manier van flexibel belonen. Woningbedrijf Velsen besteedde dan ook veel aandacht aan communicatie en uitleg. In aanloop naar de livegang werd de voortgang rond het IKB gedeeld tijdens plenaire bijeenkomsten met medewerkers en zijn er meerdere informatiesessies georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomsten nam Daphne collega’s stap voor stap mee door het platform en legde ze uit welke keuzes medewerkers kunnen maken.
Daphne herinnert zich nog goed hoe de houding van medewerkers tijdens die sessies al snel positief veranderde. “In het begin zijn mensen vaak een beetje sceptisch. Veranderen is toch altijd spannend. Maar zodra we de mogelijkheden lieten zien, zag je dat beeld meteen veranderen. Aan het einde van zo’n sessie denken mensen ineens: oh, is dit allemaal mogelijk. Dat zijn al hele positieve signalen.” Door medewerkers goed te informeren en actief te betrekken bij de introductie van het platform, ontstond al voor de livegang draagvlak binnen het bedrijf.
Begin van dit jaar ging de flexibele arbeidsvoorwaarden software van BCS live en konden medewerkers van Woningbedrijf Velsen voor het eerst aan de slag gaan met hun individueel keuzebudget. Inmiddels maken veel collega’s actief gebruik van de mogelijkheden binnen het systeem. “Medewerkers kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om hun budget (deels) te laten uitbetalen, extra vakantie-uren aan te schaffen of bepaalde kosten, zoals vakbondscontributie of een beeldschermbril, fiscaal voordelig te regelen,” vertelt Daphne over de verschillende keuzes die gemaakt kunnen worden binnen het platform.
Het systeem is snel omarmd binnen de organisatie. “We zagen al vrij snel dat veel collega’s gingen inloggen en hun keuzes maakten. Dat is natuurlijk precies wat je wilt zien als je nieuwe software introduceert.” Ook het aantal vragen vanuit medewerkers bleef beperkt. Voor Daphne is dat een belangrijk signaal dat het platform duidelijk en gebruiksvriendelijk is ingericht. “Als mensen het systeem goed begrijpen, weten ze hun weg meestal zelf wel te vinden. Dat zien we ook nu gebeuren.”
Niet alleen medewerkers merken de voordelen van het platform. Ook voor Daphne biedt de benefits software van BCS meer overzicht en inzicht in de gemaakte keuzes. Door de digitale inrichting van het proces zijn aanvragen beter te volgen en is informatie over arbeidsvoorwaarden eenvoudiger toegankelijk. “Wat ik zelf heel prettig vind, is dat je precies kunt zien wat een medewerker ook ziet binnen het systeem. De tool zelf werkt gewoon heel prettig, met duidelijke knoppen en heldere beschrijvingen. Dat maakt het ook heel makkelijk om nieuwe collega’s door het systeem te begeleiden.”
Voor Woningbedrijf Velsen is de introductie van de flexibele arbeidsvoorwaarden software van BCS een belangrijke stap geweest in het verder vormgeven van modern werkgeverschap. Door medewerkers meer inzicht en keuzevrijheid te geven, sluit het arbeidsvoorwaardenpakket beter aan bij de verschillende behoeften van medewerkers binnen de organisatie.
Daarom wil Woningbedrijf Velsen de komende periode ervaringen blijven ophalen bij de medewerkers. “We willen goed kijken hoe het platform in de praktijk wordt gebruikt en of er nog extra wensen en behoeften zijn,” zegt Daphne. “Daarna gaan we samen met BCS evalueren of er mogelijkheden zijn om het platform verder uit te breiden, bijvoorbeeld door het toevoegen van verlofsparen.” Volgens haar is dat ook de kracht van een flexibel systeem. “Je begint met een goede basis, maar je blijft samen kijken hoe je het nog beter kunt laten aansluiten bij wat medewerkers nodig hebben.”
Ook de samenwerking met BCS speelt daarin een belangrijke rol. “Tijdens het hele traject konden we goed schakelen met BCS. Er was steeds duidelijkheid over de stappen die we moesten zetten om samen tot een goedwerkend systeem te komen. Ook nu is het contact nog heel goed. We hebben een vast contactpersoon bij wie we altijd terechtkunnen met vragen. Dat werkt gewoon erg lekker.”
Die combinatie van een gebruiksvriendelijk platform en een goede samenwerking geeft vertrouwen voor de toekomst. “Het systeem past goed bij onze organisatie en bij onze medewerkers. We hebben nu een sterke basis staan en kijken ernaar uit om het platform de komende jaren samen verder te ontwikkelen.”