Grip op HR en payroll is voor veel organisaties vanzelfsprekend, totdat processen versnipperd raken, afhankelijkheid toeneemt en de snelheid ontbreekt. Ook bij eldoLED werd dit lange tijd extern geregeld, met Excelbestanden, wachttijden en beperkte flexibiliteit als gevolg. Dat kon efficiënter én overzichtelijker. Met de geïntegreerde HR- en payrollsoftware van BCS, zette eldoLED de stap naar één centraal systeem, waarin ze processen zelf beheren, sneller kunnen schakelen en volledige controle hebben. We gaan hierover in gesprek met Astrid Dijks, HR Business Partner bij eldoLED, die zelf geen onbekende is met de software van BCS. Sterker nog: waar ze ook werkt, kiest ze telkens opnieuw voor ons systeem. “Ik heb met verschillende systemen gewerkt, maar de HR-software van BCS blijft voor mij gewoon het fijnst werken.”
Het in het Brabantse Son gevestigde eldoLED is een innovatieve speler op het gebied van LED-driver technologie, en sinds 2013 onderdeel van het Amerikaanse Acuity Brands Lighting. Het bedrijf telt zo’n 50 medewerkers met uiteenlopende achtergronden. Van technici en productspecialisten tot kantoormedewerkers. In zo’n dynamische omgeving is het essentieel dat processen kloppen en je kunt vertrouwen op je systemen, ook op het gebied van HR.
Toen Astrid in 2025 begon bij eldoLED, was de HR- en salarisadministratie grotendeels uitbesteed bij een accountantskantoor. Mutaties werden handmatig verwerkt in Excel en vervolgens doorgestuurd naar die externe partij. “Dat werkte op zich, maar het was omslachtig en foutgevoelig”, vertelt Astrid. “We moesten continu controleren of alles goed was overgenomen en als je iets nodig had, zoals een proforma loonstrook, kon je daar soms dagen op wachten.” Het kostenplaatje speelde ook een rol. Voor elke extra vraag of aanpassing moest worden bijbetaald, en dat terwijl de behoefte aan meer grip en flexibiliteit juist groeide.
Voor Astrid was het alles behalve een lastige keuze voor welk softwarepakket ze zou kiezen. Want waar ze ook werkte, ze koos telkens bewust voor de geïntegreerde HR- en payroll software van BCS. “Ik heb in mijn carrière meerdere systemen leren kennen, maar de HR-software van BCS is gewoon het fijnst. Het is overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en je hebt alles in eigen hand.”
Astrids ervaring met de software van BCS gaat al jaren terug. “Zo’n zestien jaar geleden ben ik er voor het eerst mee gaan werken. Bij mijn toenmalige werkgever gebruikten ze al het HR-systeem van BCS. Ik heb destijds trainingen gevolgd en was er eigenlijk vrij snel in thuis.” Wat haar vanaf het begin aansprak, is de combinatie van eenvoud en controle. “Het systeem ziet er misschien simpel uit, maar juist daardoor weet je precies waar alles zit en wat je moet doen. Of je nu medewerker bent of aan de achterkant werkt als beheerder, het wijst zich allemaal vanzelf.”
Wat begon als werken met het systeem in loondienst, groeide uit tot iets anders. In haar rol als consultant kwam Astrid bij verschillende organisaties over de vloer en nam ze haar ervaring met onze software telkens mee. “Ik heb de HR-software van BCS bij meerdere bedrijven geïmplementeerd,” legt ze uit. “Van een boomkwekerij tot een zonnepanelenbedrijf en een internationale retailorganisatie. En ook hier bij eldoLED. Dat doe je niet zomaar. Dat is echt omdat het systeem gewoon heel fijn werkt.”
Toen de vraag naar een nieuw HR- en payrollsysteem bij eldoLED op tafel kwam, was het voor Astrid dus al duidelijk voor welke leverancier ze wilden gaan. Toch werd de beslissing niet over één nacht ijs genomen. “Onze finance collega’s hebben ook een belangrijke stem in het hele traject gehad,” vertelt Astrid. “Vanuit BCS werd er een demo gegeven en dat gaf iedereen een goed beeld van wat er allemaal mogelijk was. Uiteindelijk werd duidelijk dat we met de software van BCS niet alleen efficiënter konden werken, maar ook aanzienlijk konden besparen op kosten.”
Voor Astrid zelf was het vooral een bevestiging van wat ze al wist. “Ik ken het systeem natuurlijk door en door, dus voor mij was het meer: dit is de juiste keuze, laten we het gaan regelen.” Het vertrouwen in de software, het gebruiksgemak en de mogelijkheid om alles zelf te beheren, gaven de doorslag. Sinds januari werkt eldoLED officieel met de geïntegreerde HR- en payrollsoftware van BCS, na een periode van schaduwdraaien in de maanden daarvoor.
De overstap naar een nieuw systeem kan voor organisaties een flinke verandering zijn, maar bij eldoLED verliep het eigenlijk heel erg soepel. Dat begon bij een goede voorbereiding. “We hebben onze medewerkers tijdig meegenomen in de verandering,” vertelt Astrid. “In september heb ik aangekondigd dat we met een nieuw systeem gingen werken. In de maanden daarna hebben we het meerdere keren onder de aandacht gebracht en uitgelegd wat ze konden verwachten.”
Medewerkers kregen voor livegang toegang tot het portaal, zodat ze alvast konden wennen aan de nieuwe omgeving. Daarnaast werd er een duidelijke handleiding gedeeld. “We hebben alles stap voor stap uitgelegd. Medewerkers kunnen zelf verlof aanvragen, loonstroken en jaaropgaven bekijken en bijvoorbeeld hun reiskosten doorgeven. Het systeem is heel toegankelijk ingericht.”
Een training voor medewerkers was uiteindelijk niet eens nodig. “Ik had nog het idee om presentaties te geven, maar dat bleek overbodig. Er waren maar een paar mensen met vragen, en die kon ik één-op-één helpen.” Ook voor managers was de overgang snel duidelijk. Binnen eldoLED gebruiken zes managers het managersportaal, bijvoorbeeld voor het accorderen van aanvragen en het bewaken van planningen. “Ook zij hadden nauwelijks vragen. Het wees zich vanzelf. Dat zegt wel iets over hoe gebruiksvriendelijk de software is.”
Sinds de livegang van het HR-systeem merkt eldoLED direct het verschil in de dagelijkse praktijk. Waar processen voorheen versnipperd en afhankelijk waren van een externe partij, ligt nu alles in eigen hand. “Dat is ook meteen het grootste voordeel,” vertelt Astrid. “Als ik nu een proforma loonstrook nodig heb, draai ik die nu binnen twee minuten zelf uit. Voorheen kon dat dagen duren. Dat scheelt gewoon enorm veel tijd, en frustratie.”
Ook de foutgevoeligheid is sterk verminderd. “Het systeem geeft zelf duidelijke meldingen als er iets niet klopt. Bijvoorbeeld als een bankrekeningnummer niet juist is ingevoerd. Daardoor haal je fouten er al aan de voorkant uit, in plaats van dat je er pas later achterkomt.” De combinatie van snelheid en controle zorgt ervoor dat HR-processen en salarisadministratie binnen eldoLED een stuk efficiënter verlopen. “Je hebt alles in één pakket zitten. Je weet waar je moet zijn en kunt alles er makkelijk uithalen. Dat geeft rust en overzicht.”
Naast de software zelf speelt de samenwerking met BCS ook een belangrijke rol. Voor Astrid voelt die vertrouwd én persoonlijk. “Ik heb met verschillende mensen contact, maar iedereen is gewoon fijn in de omgang. Niet te formeel, maar wel professioneel. Dat werkt gewoon prettig.” Die persoonlijke benadering merkt ze ook in het contact met support en consultants. “Je bent geen nummer. Ze weten wie je bent en denken met je mee. Als je belt, wordt er direct geschakeld. En als je een ticket indient, wordt het ook snel opgepakt. Laatst nog had ik een ticket ingeschoten voor het aanmaken van een looncomponent en ook dat was binnen een paar uur opgepakt.”
Ook tijdens de implementatie en inrichting van de software werd er goed meegedacht. “Je loopt altijd wel tegen dingen aan in zo’n traject, maar dat hoort erbij. Het fijne is dat het dan ook snel en goed wordt opgepakt. De kennis bij BCS is gewoon goed. Ze weten waar ze het over hebben en helpen je goed verder.” Daarnaast maken de trainingen het verschil. “Ik heb inmiddels al meerdere trainingen van BCS gevolgd. Niet alleen om het systeem te leren kennen, maar ook als opfrisser. Ze worden op een leuke manier gegeven en zijn echt waardevol. De trainingen houden je scherp. En je haalt er altijd wel weer iets uit.”
De overstap naar de geïntegreerde HR- en payrollsoftware van BCS levert eldoLED duidelijke voordelen op. Niet alleen in gebruiksgemak, maar vooral in efficiëntie, kosten en controle. “Het financiële plaatje speelde natuurlijk mee,” zegt Astrid. “Maar daarnaast bespaar je ook gewoon veel tijd. Dingen die eerst dagen duurden, regel je nu zelf in een paar minuten.”
Ook de kwaliteit van de processen is verbeterd. Door de ingebouwde controles en foutmeldingen worden fouten sneller gesignaleerd en opgelost. “Je hebt meer zekerheid dat het goed gaat. En als er toch iets mis is, zie je dat meteen en kun je het direct aanpassen.” Misschien wel het belangrijkste resultaat is de grip die eldoLED heeft gekregen op HR en payroll. “We hebben alles zelf in de hand en kunnen snel schakelen met BCS wanneer dat nodig is.”
Voor Astrid is het duidelijk: de keuze voor de software van BCS is er opnieuw één voor de lange termijn, ook bij eldoLED. “Ik heb met verschillende systemen gewerkt, zoals AFAS, Loket en ADP. Elk pakket heeft zijn eigen voordelen, maar als je alles bij elkaar optelt, blijft de software van BCS voor mij gewoon het fijnst werken. Het is overzichtelijk, compleet en je kunt er alles uithalen wat je nodig hebt.”
Dat vertrouwen zit niet alleen in de software, maar ook in de samenwerking. “Je weet wat je hebt, wat je ermee kunt en wie erachter zit. Het systeem en de mensen van BCS zorgen ervoor dat het gewoon goed voelt. Als er iets is, wordt het snel opgepakt en je weet dat het goedkomt.” Voor eldoLED betekent dat vooral rust en zekerheid richting de toekomst. “We hebben alles in eigen hand en kunnen bouwen op een systeem dat zich voor mij al jaren bewezen heeft. Dat geeft vertrouwen. En dat is uiteindelijk het belangrijkst.”