Blog | Het verschil tussen payroll en salarisadministie

Wat is payroll?

De term payroll wordt gebruikt voor het uitbesteden van je salarisadministratie en werkgeverschap. Wanneer je kiest voor een payroll constructie, neemt een payrollbedrijf de salarisadministratie en het juridisch werkgeverschap van je overneemt. Nieuwe werknemers komen niet in dienst bij jouw organisatie, maar bij het payrollbedrijf. Binnen deze constructie zijn er twee vormen van werkgeverschap: materieel en formeel.

Formeel werkgeverschap

Zoals aangegeven worden werknemers in dienst genomen door het payrollbedrijf. Dit bedrijf verzorgt de salarisverwerking en loonuitbetaling en is de juridische werkgever van de werknemer. Alle wettelijke verplichtingen en werkgeverslasten, zoals pensioenopbouw, verzekeringen of arbeidsongeschiktheid, liggen bij de juridische werkgever en hier hoef jij je dus niet mee bezig te houden.

Materieel werkgeverschap

Het materieel werkgeverschap ligt bij de organisatie waar de payrollmedewerker zijn werkzaamheden uitvoert. Je bent dan functioneel werkgever en houdt wel regie over de werkzaamheden en blijft op de hoogte van salaris- en functioneringsgesprekken. Goed om te weten, is dat er op de werkvloer geen onderscheid wordt gemaakt tussen eigen medewerkers en payrollmedewerkers.

Wat is het verschil tussen payroll en salarisadministratie?

De payroll constructie zoals hierboven beschreven, zorgt ervoor dat je het werkgeverschap en de bijbehorende werkgeverslasten uitbesteedt aan een derde partij. Wanneer je nieuwe werknemers zelf in dienst neemt als juridische werkgever, dan ben je ook verantwoordelijk voor het voeren van een salarisadministratie. Het maakt daarbij niet uit of je de salarisadministratie uitbesteed of intern verzorgt, jij blijft de eindverantwoordelijke en betaalt ook de salarissen uit.

De voordelen van payrolling

• Bij payrolling verleg je de risico's van werkgeverschap naar de derde partij. Je draait dus niet op voor de kosten van doorbetaling van het salaris in het geval van ziekte of arbeidsongeschiktheid.
• Sommige payrollbedrijven werken ook met een pool van uitzendkrachten op payroll basis, wat extra flexibiliteit met zich meebrengt indien je daar behoefte aan hebt.
• Bij een kleine of startende organisatie met enkele werknemers kan het interessanter zijn om gebruik te maken van een payrollbedrijf, omdat er bijvoorbeeld nog geen ruimte is om de salarisadministratie door een eigen werknemer te laten uitvoeren. Een alternatief is de salarisadministratie uitbesteden waarbij je wel juridisch werkgever voor de werknemers bent.

De voordelen van je eigen salarisadministratie

• Een payroll medewerker is niet direct in dienst bij het bedrijf waar hij of zij voor werkt. Daardoor kan een gevoel van afstand ontstaan, zeker wanneer er andere werknemers zijn die wel direct in dienst zijn bij de werkgever. Door de werknemer direct in eigen dienst te nemen, kan dit een sterker gevoel van verbinding oproepen.
• Het voeren van de eigen salarisadministratie geeft je altijd direct inzicht in de loonkosten en dankzij software pakketten met een pro forma omgeving kun je ook direct zien hoe de loonkosten in de toekomst kunnen wijzigen.
• Een payroll bedrijf werkt vaak met een omrekenfactor op het bruto-loon, gemiddeld rond de 1,60. De werkelijke loonkosten per werknemer kunnen in werkelijkheid lager liggen, waardoor de loonkosten via de eigen salarisadministratie lager zijn.

Wil je het werkgeverschap niet uitbesteden, maar wil je ook niet al teveel tijd besteden aan het voeren van een eigen salarisadministratie? Dan kun je er ook voor kiezen om de salarisadministratie uit te besteden. Je hebt dan geen omkijken meer naar de salarisverwerking en hoeft je niet bezig te houden met wijzigingen in wet- en regelgeving, maar je draagt wel zorg voor je eigen werknemers.